Hoe bereid ik me voor op een sociale inspectie? 3 tips van Partena Professional

Als werkgever sta je voor de uitdaging om je bedrijf te allen tijde in overeenstemming te houden met de sociale wetgeving. En vroeg of laat krijg iedereen wel eens een controleur van een sociale inspectiedienst over de vloer. Een sociale inspectie kan echter een onverwachte en stressvolle gebeurtenis zijn als je niet goed voorbereid bent. Vorig jaar alleen al werden bijna 10.000 ondernemingen gecontroleerd, en bij 38% van deze controles werden problemen vastgesteld. De gevolgen van overtredingen worden ook steeds strenger en kunnen leiden tot hoge boetes. Sommige flitscontroles zijn al gepland, je vindt ze hier terug. 

Gelukkig kunnen enkele essentiële tips je helpen om je voor te bereiden op een inspectie en mogelijke problemen te voorkomen.

1. Documenteer en archiveer nauwkeurig

Een van de eerste stappen bij de voorbereiding op een sociale inspectie is het zorgen voor correcte en up-to-date documentatie. Bij een sociale inspectie mag je er zeker van zijn dat er een standaardcontrole gebeurt op enkele basisdocumenten. Het is aangewezen om naar je sociaal secretariaat te bellen: zij kunnen je dossier doorlichten en eventuele problemen alvast opsporen. Deze 4 documenten worden door elke controleur gecheckt:

• Alle arbeidsovereenkomsten en policies, zoals bijvoorbeeld een carpolicy: het maken van goede afspraken in een carpolicy omtrent het gebruik van de bedrijfswagen zorgt ervoor dat zowel de werknemer, als de werkgever weten welke afspraken er zijn en kunnen de afspraken ook ten opzichte van elkaar worden afgedwongen.
• Je arbeidsreglement: dit is verplicht en mag niet ouder zijn dan 2 jaar. Het niet up-to-date houden van het arbeidsreglement kan worden bestraft met een administratieve geldboete van 200 EUR tot 2.000 EUR of met een strafrechtelijke geldboete van 400 EUR tot 4.000 EUR.
• De uurroosters van al je medewerkers: ook de uurroosters voor deeltijds personeel dienen correct ingevuld te zijn.
• De individuele jaarrekeningen van elk personeelslid

Wij raden aan om deze documenten regelmatig te controleren en te actualiseren, en ze zorgvuldig te bewaren op een toegankelijke plaats voor inspecteurs zodat ze makkelijk in te kijken zijn. Op de website van de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst kan je inspectiechecklists voor specifieke sectoren terugvinden, zoals de horeca en de bouw.

2. Organiseer regelmatig interne audits

Een interne audit is een grondige, systematische evaluatie van je bedrijfsprocessen en documenten om ervoor te zorgen dat alles in lijn is met de sociale wetgeving. Zo voer je het uit: 

• Voorbereiding: Verzamel alle relevante documentatie, inclusief arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, arbeidsreglementen en uurroosters. Zorg ervoor dat deze documenten gemakkelijk toegankelijk en up-to-date zijn.
• Check op naleving: Controleer of alle documenten voldoen aan de geldende wetgeving en regelgeving. Dit omvat controle op minimumloon, arbeidsvoorwaarden, deeltijdse arbeid, terugbetaling van kosten en voordelen van alle aard.
• Beoordeling van processen: Analyseer de interne processen rondom HR en salarisadministratie. Zorg ervoor dat je processen voor loonbetaling, het melden van arbeidsongevallen en de naleving van arbeidsduurregelingen goed functioneren.
• Interview met personeel: Voer gesprekken met medewerkers om te verifiëren of de praktijken en processen die op papier staan ook in werkelijkheid worden nageleefd.
• Identificeer tekortkomingen: Maak een lijst van eventuele tekortkomingen of risicogebieden. Documenteer deze bevindingen grondig.
• Actieplan ontwikkelen: Op basis van de bevindingen ontwikkel je een actieplan om de geïdentificeerde tekortkomingen aan te pakken. Prioriteer de acties op basis van hun urgentie en impact.
• Implementatie van verbeteringen: Voer de nodige veranderingen door in de processen en documenten om de naleving te waarborgen. Zorg voor duidelijke communicatie naar alle betrokkenen over de wijzigingen.
• Opvolging: Plan regelmatige opvolgingen en heraudits om te controleren of de verbeteringen effectief zijn geïmplementeerd en worden nageleefd.

Door een interne audit uit te voeren, kun je proactief tekortkomingen opsporen en corrigeren voordat een inspecteur dit doet. Dit vermindert de kans op boetes en andere sancties aanzienlijk.

3. Zorg voor transparante communicatie met medewerkers

Het kan goed zijn dat de inspecteur met jouw medewerkers zal praten tijdens de controle. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van hun rechten en plichten op de werkvloer. Het is belangrijk om open communicatielijnen te behouden en werknemers aan te moedigen om eventuele zorgen of klachten te uiten. Een goed geïnformeerde en betrokken personeelsbestand kan helpen bij het voorkomen van mogelijke problemen tijdens een sociale inspectie.