Zesde staatshervorming: verplichting om in uw RSZ-aangifte een vestigingseenheid te vermelden voor elke werknemer

Auteur: Anne Ghysels
Datum:

Voortaan moet(en) de vestigingseenhe(i)d(en) verplicht vermeld worden in de RSZ-aangifte van de werkgever, op het niveau van de tewerkstellingslijn van de werknemer. Dit is een noodzakelijke voorwaarde om verminderingen van werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid te verkrijgen.

Elke onderneming moet zich laten inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Die verplichting is voorzien in de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen.

De KBO is een gegevensbank die bepaalde karakteristieken van de werkgever bevat, zoals met name zijn vestigingseenheden (zie definitie hieronder). 

Vanaf 1 juli 2014 zullen de doelgroepverminderingen van werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid overgeheveld worden naar de gewesten. Dat werd beslist in het kader van de zesde staatshervorming (zie onze Infoflash van 15/11/2013).

Het criterium op basis waarvan een werknemer aan een bepaald gewest kan worden toegewezen en waardoor dus de vermindering kan worden toegepast die geldt in het betreffende gewest, is het behoren tot een vestigingseenheid.

Voortaan moet(en) de vestigingseenhe(i)d(en) verplicht vermeld worden in de RSZ-aangifte van de werkgever, op het niveau van de tewerkstellingslijn van de werknemer. Dit is een noodzakelijke voorwaarde om verminderingen van werkgeversbijdragen aan de sociale zekerheid te verkrijgen.

Opgelet: deze verplichting om in de RSZ-aangifte een vestigingseenheid te vermelden voor elke werknemer geldt zelfs als de werkgever geen enkele vermindering van RSZ-bijdragen geniet.

Een 'vestigingseenheid' wordt gedefinieerd als "een plaats die men, geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar ten minste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend". Het betreft met andere woorden dus elke geografisch afgescheiden exploitatiezetel, afdeling of onderafdeling gesitueerd op een geografisch welbepaalde locatie en identificeerbaar met een adres.

Op deze locatie (of vanuit deze locatie), wordt (worden) één (of meerdere) hoofdactiviteit(en) (of neven- of hulpactiviteiten) uitgevoerd voor rekening van de werkgever.

Voorbeelden van vestigingseenheden: ateliers, magazijnen, verkooppunten, bureaus, directies, zetels, agentschappen en filialen.

Elke werkgever moet minstens één vestigingseenheid hebben die gekend is bij de KBO. Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer geldt de enige uitzondering voor werkgevers die uitsluitend dienstboden en/of huispersoneel tewerkstellen.

Opgelet: een ondernemingsnummer is niet hetzelfde als een vestigingseenheidsnummer.

Er kunnen zich bijzondere gevallen voordoen. Bijvoorbeeld:

  • Wanneer een werknemer thuis of bij een klant werkt, is de vestigingseenheid de plaats van waaruit hij zijn instructies krijgt en van waaruit het werk is georganiseerd;
  • Een werf, een stand op een foor worden niet als een vestigingseenheid beschouwd.

Er bestaan nog andere gevallen. We raden de werkgevers daarom ten stelligste aan contact op te nemen met hun ondernemingsloket.  Het ondernemingsloket van Partena is bereikbaar per e-mail (UE-VE@partena.be) of telefonisch (02/549.74.70).

Als een werknemer van gewest verandert in de loop van een kwartaal, dan moet dit blijken uit de RSZ-aangifte (aanmaken van een nieuwe tewerkstellingslijn). De werkgever zal dan aanspraak kunnen maken op een vermindering van werkgeversbijdragen voor elke tewerkstelling.

Voorbeeld: een werknemer verricht zijn prestaties in het Waalse Gewest. Op 1 maart 2014 wordt zijn werkplaats gewijzigd en vanaf die datum voert hij zijn taken uit in het Vlaamse Gewest.

Op een 1e tewerkstellingslijn voor de periode van 1 januari 2014 tot 28 februari 2014 zal een vestigingseenheid in het Waalse Gewest vermeld worden.

Op een 2e tewerkstellingslijn voor de periode van 1 maart 2014 tot 31 maart 2014 zal een vestigingseenheid in het Vlaamse Gewest vermeld worden.

De werkgever zal dus RSZ-verminderingen van werkgeversbijdragen kunnen genieten voor elk gewest op basis van de prestaties van de werknemer in elk van die gewesten.

Een tijdelijke verandering van werkplaats (bv. om een zieke collega te vervangen) heeft geen wijziging van vestigingseenheid tot gevolg in de RSZ-aangifte.

De RSZ neemt op zijn website diverse specifieke situaties van tewerkstelling in overweging (uitzendkrachten, handelsvertegenwoordigers, gedetacheerde werknemers, …) (https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/index.htm rubriek: Het invullen van de DmfA – Richtlijnen om de aangiften in te vullen –  De werknemerslijn en de tewerkstellingslijnen).

  • Bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)

De vestigingseenheid of -eenheden moeten gekend zijn bij de KBO, overeenkomstig de wet van 16 januari 2003. Om die formaliteit te vervullen, moet de werkgever contact opnemen met zijn ondernemingsloket. Het ondernemingsloket van Partena is bereikbaar per e-mail (UE-VE@partena.be) of telefonisch (02/549.74.70).

De RSZ baseert zich immers op de gegevens die gekend zijn bij de KBO.

Bepaalde niet-commerciële ondernemingen zoals vzw's, verenigingen van mede-eigenaars, verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid, beroepsverenigingen, representatieve werknemersorganisaties, ... moeten deze stap niet ondernemen bij de KBO. Ze kunnen rechtstreeks contact opnemen met de Directie Statistiek van de RSZ, die hun vestigingseenheden zal registreren (02/509.31.18, 02/509.31.09 of 02/509.38.83 of per e-mail op stat.cod@rsz.fgov.be). Het ondernemingsloket kan u uiteraard hierbij ook helpen.

  • Bij het sociaal secretariaat

Onze diensten geven bij de RSZ de vestigingseenheden aan van uw onderneming en de werknemers die ervan deel uitmaken. Ze nemen hiervoor binnenkort contact met u op.

De RSZ publiceerde op de portaalsite van de sociale zekerheid een FAQ. Die kan ook een hulp zijn bij het ondernemen van de vereiste stappen (https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/infos/index.htm rubriek De verplichtingen - Verplichtingen RSZ – KBO-nummer en vestigingseenheid).

Als u een werkgever uit de privésector[1] bent waarvoor geen enkele vestigingseenheid geregistreerd is bij de KBO, dan hebt u onlangs ongetwijfeld een brief ontvangen van de RSZ en de KBO met de vraag om dit in orde te brengen.

Wacht niet langer en onderneem nu de nodige stappen!

Bronnen: Wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen, B.S. 05.02.2003; Administratieve instructies van de RSZ, 1e kwartaal 2014 (www.socialsecurity.be).

 

[1] De RSZ en de KBO hebben geen brief gestuurd naar:

  • kerkfabrieken (deze hoeven zich niet te richten tot een ondernemingsloket of de KBO);
  • werkgevers die enkel dienstbodes en/of huispersoneel tewerkstellen;
  • werkgevers waarvan de maatschappelijke zetel in het buitenland gelegen is.

Voor die werkgevers geldt een specifieke procedure.

 

Auteur: Anne Ghysels

19/03/2014