Ontdek alles wat je moet weten voor een succesvolle start als ondernemer.
Verhoog je slaagkansen met de hulp van onze experts.
Onze experts geven je de antwoorden die je zoekt.
Wijzig je bedrijfsgegevens via ons digitaal ondernemingsloket.
Ontdek onze handige tool voor je sociale zekerheidsdossier.
Bereken wanneer je ten vroegste op pensioen kan gaan en hoeveel pensioen je zal krijgen.
Ontdek hoe je met succes je eerste werknemer kan aanwerven.
De gids boordevol informatie. Ontdek prakische tips en advies om je allereerste werknemer aan te nemen.
Geniet de ondersteuning van ons sociaal secretariaat.
Profiteer van de expertise en kennis van Partena Professional.
Ontdek hoe Partena Professional accountants helpt.
Een werkgever kan aan zijn thuiswerkers kantoormeubilair/informaticamateriaal terugbetalen dat noodzakelijk is om de beroepsactiviteit thuis te kunnen uitvoeren. Kan die terugbetaling beschouwd worden als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever?
In principe zijn alle vergoedingen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen. Een vergoeding kan echter als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt wanneer die het bewijs levert dat de vergoeding bestemd is om kosten te dekken die hem eigen zijn en de vergoeding daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is.
De circulaire van 26 februari 2021 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk verduidelijkt de gevolgen van dergelijke terugbetalingen op het vlak van inkomstenbelastingen voor de werknemers.
Onder thuiswerk wordt verstaan elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.
De notie 'werkvloer' moet ruim worden bekeken en omvat de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt) worden uitgevoerd.
Het thuiswerk moet dus verricht worden in de private lokalen van de werknemer. Het werk dat verricht wordt in een satellietkantoor van de werkgever is geen thuiswerk. Een satellietkantoor wordt namelijk aangemerkt als behorende tot de werkvloer van de werkgever.
De circulaire heeft betrekking op het thuiswerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen en regelt dus niet de problematiek van werknemers die buiten de normale werkuren (bv. 's avonds of in het weekend) thuis werken.
Meer bepaald gaat het beperkend om de terugbetaling van volgende elementen:
Een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball kan in aanmerking komen wanneer de werkgever dit type kantoormeubilair/informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.
De administratie aanvaardt dat de terugbetalingen van het hiervoor vermelde kantoormeubilair/informaticamateriaal, dat noodzakelijk is om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren, beschouwd worden als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Voorwaarde is wel dat deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden.
In geval van deeltijdse prestaties moet het bedrag van dergelijke terugbetalingen niet evenredig worden verminderd in functie van het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
Eenmalige terugbetalingen moeten redelijk blijven.
Dit betekent concreet dat bijvoorbeeld niet zal worden aanvaard dat jaarlijks de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel wordt terugbetaald, daar waar de normale gebruiksduur van die bureaustoel 10 jaar bedraagt.
De werkgever is echter niet verplicht om de terugbetaling in één keer te verrichten. Met de werknemer kan worden afgesproken om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren, bijvoorbeeld de normale gebruiksduur van de bureaustoel.
De administratie gaat uit van de volgende normale gebruiksduur:
Wanneer de beroepsactiviteit of het thuiswerk beëindigd wordt vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen en de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet de reële restwaarde van de investering (of het verschil van de reële restwaarde en de terugbetaling door de werknemer) op dat ogenblik als een voordeel van alle aard belast worden.
De terugbetalingen van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen, vormen een belastbaar voordeel. Dat kan worden afgemeten door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer (bv. extra grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen, maar ook gebruikt worden voor thuiswerk, een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen, …).
In principe dekt de forfaitaire kantoorvergoeding alle kantoorkosten (zie onze Infoflash van 4 maart 2021). Dat zijn alle kosten die courant gemaakt moeten worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.
De belastingadministratie aanvaardt echter dat de terugbetalingen (in dit geval bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding) van het hiervoor vermelde kantoormeubilair/informaticamateriaal aangemerkt worden als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, zonder dat deze terugbetalingen van de forfaitaire kantoorvergoeding in mindering moeten worden gebracht, mits voldaan wordt aan de voorwaarden voor de toekenning van de forfaitaire kantoorvergoeding en de terugbetalingen van kantoormeubilair/informaticamateriaal.
De RSZ heeft beslist de fiscale circulaire te volgen voor de kwalificatie van de terugbetalingen in het kader van de kosten verbonden aan thuiswerk.
De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden, maar de administratie zal rekening houden met de erin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich sinds 1 januari 2020 hebben voorgedaan.
De circulaire doet geen afbreuk aan de van kracht zijnde rulings.
Hebt u juridische vragen over de tussenkomsten van werkgevers voor thuiswerk of de toepassing daarvan? Neem dan zeker contact op met onze juristen via legalpartners@partena.be.
Bronnen: Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet/document/9ab46041-d0bf-4438-b707-e7b847c4794c/2021%25252FC%25252F20, 26 februari 2021; Instructies RSZ (4 maart 2021) https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/nl/latest/intermediates
De website van Partena Professional is een kanaal om informatie in een begrijpelijke vorm ter beschikking te stellen aan aangesloten leden en niet-leden. Partena Professional streeft er naar actuele informatie aan te bieden en deze informatie wordt met de grootste zorg samengesteld (onder andere in de vorm van Infoflashes). Maar aangezien de sociale en fiscale wetgeving voortdurend in beweging is, kan Partena Professional geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden inzake de juistheid, het up-to-date zijn of de volledigheid van de informatie die via deze website werd geraadpleegd of uitgewisseld. Verdere bepalingen kunnen worden nagelezen in onze algemene disclaimer die van toepassing is bij elke raadpleging van deze website. Door deze website te raadplegen, aanvaardt u uitdrukkelijk de bepalingen van deze disclaimer. Partena Professional kan de inhoud van deze disclaimer eenzijdig wijzigen.