Vergoedingen voor lange buitenlandse dienstreizen: nieuwe bedragen sedert 15 februari 2023

De kosten die een werknemer maakt tijdens een lang beroepsmatig verblijf in het buitenland kunnen terugbetaald worden onder de vorm van een dagelijkse forfaitaire vergoeding. De bedragen van deze forfaitaire vergoedingen die van toepassing zijn sedert 15 februari 2023 werden gepubliceerd.  

Context

De FOD Financiën neemt aan dat voor een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 kalenderdagen, dagelijkse forfaitaire vergoedingen kunnen worden toegekend als terugbetaling van kosten gemaakt door de werknemer (of bedrijfsleider) en dat die van belastingen vrijgesteld kunnen worden.

Bedoelde werknemers

Dit stelsel is uitsluitend van toepassing op de personen die bezoldigingen verkrijgen als werknemer of bedrijfsleider.

Na te leven voorwaarden

De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van kosten gemaakt door de werknemer (of bedrijfsleider) tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen worden beschouwd als kosten eigen aan de werkgever op voorwaarde dat:

• het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen niet meer bedraagt dan de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren "op post" in het buitenland (zie landenlijst) van de FOD Buitenlandse Zaken, met dien verstande dat het bedrag van € 37,18 nog steeds mag worden toegepast. Als de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen hoger liggen dan de bedragen op deze lijst, moeten ze in principe beschouwd worden als belastbare bezoldigingen;
• de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
• de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de werknemer (of bedrijfsleider) in het buitenland.

Het verblijf in het buitenland moet langdurig zijn, dit wil zeggen meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen (maar met een maximum van 24 maanden) voor eenzelfde opdracht met een beroepsmatig karakter. De door de werknemer (of bedrijfsleider) vrijwillig gemaakte verblijfsverlenging wordt niet meegeteld voor de berekening van die 30 dagen.

Aard van de verblijfsvergoeding

Het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen wordt geacht de uitgaven te dekken voor maaltijden en kleine uitgaven.

De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de volgende kosten:

• de lunch- en dinerkosten;
• de drank- en snackkosten;
• de plaatselijke vervoerskosten;
• de telefonische communicatiekosten;
• de kosten in verband met andere contante uitgaven.

De vergoedingen dekken noch de huisvestingskosten, noch de verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken, en terug.

Als er rechtstreeks maaltijdkosten ten laste worden genomen door de werkgever of vennootschap, dan wordt de dagelijkse forfaitaire vergoeding verminderd met 35 % voor de lunch en 45 % voor het diner.

We merken op dat het momenteel niet duidelijk is of de aftrek van 15 % voor het ontbijt of 5 % voor de kleine uitgaven nog steeds van toepassing is wanneer de werkgever deze kosten rechtstreeks ten laste neemt. De FOD Financiën zal dit nog verder moeten preciseren.

Dagvergoeding

Het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding kan beschouwd worden als een niet-belastbare terugbetaling van kosten voor elke volle dag afwezigheid (dit is een dag tussen twee overnachtingen voor een opdracht in het buitenland).

Voor de dagen van vertrek en terugkeer van een verblijf in het buitenland moet het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding door twee worden gedeeld. De hierboven vermelde verminderingen in de vorm van een % worden dan niet toegepast.

Bijzonderheden:

• Wanneer de dienstreis in het buitenland plaatsvindt in verschillende landen zal het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.
• Wanneer de werkgever maaltijdcheques toekent om de maaltijdkosten tijdens de buitenlandse verblijven te vergoeden, dan dient de tegemoetkoming van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque (maximum € 6,91/maaltijdcheque – bedrag 2023) in mindering te worden gebracht van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
• De werkgever kan de toekenning van dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen niet combineren met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.
• De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen mogen niet gecumuleerd worden met het voordeel dat wordt toegekend aan Belgische werknemers die tewerkgesteld worden in een land dat buiten Europa gelegen is en dat geen dubbelbelastingverdrag heeft gesloten met België. Dat voordeel bestaat uit een beroepskostenaftrek van 30%.

Landenlijst

In het Belgisch Staatsblad van 15 februari 2023 is de lijst verschenen met, per land, de forfaitaire vergoedingen die gelden sedert 15 februari 2023.

De lijst kan geraadpleegd worden via deze link.

Bronnen: circulaire nr. Ci.RH.241/609.972 (AAFisc Nr.38/2013) van 10.10.2013; Ministerieel Besluit van 10 januari 2023 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, B.S. 15 februari 2023.