Vergoedingen voor korte buitenlandse dienstreizen: nieuwe bedragen vanaf 1 oktober 2017

Auteur: Peggy Criel
Datum:

De kosten die een werknemer (of bedrijfsleider) maakt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland van maximum 30 kalenderdagen kunnen terugbetaald worden onder de vorm van een (niet-belastbare) dagelijkse forfaitaire vergoeding. De bedragen van deze forfaitaire dagvergoedingen die van toepassing zijn vanaf 1 oktober 2017 werden gepubliceerd.

De forfaitaire dagvergoedingen die gelden voor een lange buitenlandse dienstreis worden in een volgende infoflash besproken.

1. Inleiding

Wanneer een werknemer dienstreizen in het buitenland maakt kan hij een forfaitaire vergoeding krijgen voor maaltijden en kleine uitgaven.

In de Circulaires nr. Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006 en nr. Ci.RH.241/598.417 (AAFisc 23/2011) van 15 april 2011 heeft de fiscus een aantal richtlijnen gegeven.

De forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland toegekend door de werkgever worden als kosten eigen aan de werkgever beschouwd en zijn dus niet belastbaar als ze niet meer dan € 37,18 per dag bedragen. Ze kunnen dus worden toegekend zonder bewijsstukken.

Indien de dagelijkse forfaitaire vergoedingen méér dan € 37,18 bedragen worden ze toch nog als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever aangenomen indien ze gerechtvaardigd worden door de omstandigheden, eigen aan het land waar de opdracht wordt uitgevoerd.

Daarnaast aanvaardt de FOD Financiën dat de forfaitaire vergoedingen die worden toegekend voor dienstreizen in het buitenland als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever kunnen worden aangemerkt voor zover zij niet meer bedragen dan de "dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen" vastgesteld per land (de zogenaamde “landenlijst”) voor ambtenaren die behoren tot de "carrière Hoofdbestuur – Categorie 1” van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

De FOD Financiën aanvaardt dus bovenvermelde "dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen" zonder verantwoordingsstukken , met dien verstande dat het forfaitaire bedrag van € 37,18 nog steeds mag worden toegepast.

2. Aard van de verblijfsvergoeding

De dagvergoedingen worden geacht de uitgaven te dekken tijdens een buitenlandse dienstreis die gemaakt worden voor maaltijd en kleine uitgaven.

Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming (zoals tram, bus, metro, taxi), drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien. Hotel en andere reiskosten zijn hier niet inbegrepen.

Wanneer de overnachtingkosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de forfaitaire dagvergoedingen die als niet belastbare eigen kosten van de werkgever of vennootschap in aanmerking kunnen worden genomen worden verminderd met:

  • 15 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het ontbijt;
  • 35 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
  • 45 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
  • 5 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.

3. Bedoelde werknemers

De richtlijnen in de circulaire zijn van toepassing voor de belastingplichtigen die bezoldigingen verkrijgen van werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van/naar het buitenland geen deel uitmaken van hun dagelijkse normale beroepsactiviteit.

De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen kunnen niet als norm dienen voor zelfstandigen die de echtheid en het bedrag inzake gemaakte kosten bij buitenlandse dienstreizen dienen te verantwoorden door bewijsstukken.

4. Dienstreis

Onder dienstreis in het buitenland wordt verstaan een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. Onder korte duur moet worden verstaan een dienstreis van maximum 30 kalenderdagen.

5. Dagvergoedingen

Het bedrag van de verblijfsvergoeding in de "landenlijst" zijn forfaitaire dagvergoedingen.

Het volledige bedrag mag in aanmerking genomen worden voor elke volle dag afwezigheid, dit is een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis.

Voor de dagen van vertrek en terugkeer mag slechts de helft van de forfaitaire vergoeding als kost eigen aan de werkgever in aanmerking worden genomen.

Het volledige bedrag mag ook toegekend worden voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren. Of dit het geval is moet gekeken worden naar de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling (standplaats) tot het uur van terugkeer aldaar.

Indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt komt enkel de terugbetaling op basis van kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken in aanmerking voor de kosten eigen aan de werkgever. Men mag aannemen dat het bedrag van de toegekende dagvergoeding niet belastbaar is wanneer het bedrag niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeelsleden toekent (zogenaamde dienstreizen in België).

6. Landenlijst

In het Belgisch Staatsblad van 3 oktober 2017 verscheen de lijst met, per land, de forfaitaire vergoedingen (Categorie 1) die gelden sedert 1 oktober 2017.

De lijst is te raadplegen via deze link.

Bron: Ministerieel Besluit van 15 september 2017 houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, B.S. 3 oktober 2017.