Studentenarbeid: welke formaliteiten moet de werkgever vervullen?

De zomervakantie is in aantocht en daardoor wordt de aanwerving van studenten weer actueel.

We maken van deze gelegenheid gebruik om de regels te herhalen voor de tewerkstelling van studenten.

In deze eerste Infoflash over dit onderwerp bekijken we de bijzondere verplichtingen en formaliteiten die binnen deze arbeidsrelatie nageleefd moeten worden.

Afsluiten van een arbeidsovereenkomst voor studenten

In principe moet bij de aanwerving van de jongere een arbeidsovereenkomst voor studenten worden opgesteld. Die overeenkomst moet schriftelijk worden opgesteld voor elke student afzonderlijk. Dit moet ten laatste gebeuren op het ogenblik dat de student in dienst treedt.

De studentenovereenkomst is een overeenkomst voor bepaalde tijd. De overeenkomst kan gesloten worden voor een maximumduur van 12 maanden.

De arbeidsovereenkomst voor studenten dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten en moet in tweevoud worden opgesteld (1 exemplaar voor de student, 1 voor de werkgever), voor zover voor de aanwerving een DIMONA werd verricht (zie hieronder).

Opgelet! De arbeidsovereenkomst voor studenten is een sociaal document. Daarom moet ze 5 jaar bewaard worden op de plaats waar de student werkzaam is vanaf de dag die volgt op de beëindiging van de uitvoering van de overeenkomst.

Overhandiging van het arbeidsreglement

Zoals elke andere regelmatige werknemer moet de student een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen dat in de onderneming geldt. Bij de overhandiging ervan moet de werkgever een bericht van ontvangst laten ondertekenen door de student.

Opstellen van de DIMONA

Na het sluiten van de arbeidsovereenkomst voor studenten en uiterlijk op het moment waarop die jongere arbeidsprestaties begint te leveren, moet de werkgever een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling verrichten (DIMONA). De DIMONA moet, naast de gewone informatie (datum in dienst, diverse informatie over het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ, het identificatienummer van de werknemer bij de sociale zekerheid (INSZ), het nummer van de sociale identiteitskaart (SIS) en het nummer van het paritair comité waaronder de werknemer ressorteert), ook de volgende gegevens vermelden:

• de aanduiding dat het om een student gaat;
• het adres van de plaats van uitvoering van de overeenkomst als dat adres verschilt van dat waarop de werkgever bij de RSZ is ingeschreven;
• de einddatum van de uitvoering van de overeenkomst. Bijgevolg moet de werkgever in principe geen aangifte van uitdiensttreding uitvoeren wanneer de overeenkomst werd beëindigd;
• het aantal dagen tewerkstelling per kwartaal zoals voorzien in de studentenovereenkomst.

Opgelet! De werkgever is echter vrijgesteld van het indienen van een DIMONA voor bepaalde werknemerscategorieën (bv. voor jongeren die werken als monitor of animator van socioculturele of sportieve activiteiten gedurende maximum 25 dagen per jaar). In dat geval moet de werkgever een speciale mededeling doen aan de Directie voor het Toezicht op de sociale wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Binnen 7 dagen volgend op het begin van de uitvoering van de overeenkomst moet de werkgever de volgende documenten aan die dienst overmaken:

• een kopie van de studentenovereenkomst (3e exemplaar),
• een kopie van het bewijs dat de student het arbeidsreglement dat geldt in de onderneming ontvangen heeft.

Onderschrijving van een verzekeringspolis tegen arbeidsongevallen

Alle werkende studenten, ook studenten waarvan de activiteit niet moet worden aangegeven bij de RSZ en hun werkgevers vallen onder de wetgeving op de arbeidsongevallen.

Een werkgever die studenten in dienst heeft, moet voor hen dus een verzekering ‘arbeidsongevallen’ afsluiten zolang de arbeidsovereenkomst duurt.

Medisch onderzoek

Sommige studenten moeten, voordat ze worden aangeworven, een gezondheidsbeoordeling bij de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer ondergaan. Het betreft de studenten die:

• nog geen 18 jaar oud zijn op het ogenblik dat hun tewerkstelling aanvangt;
• nachtarbeid verrichten;
• of werkzaamheden uitvoeren die een specifiek risico voor hun gezondheid inhouden.

Bij elke betaling van het loon overhandigt de werkgever aan de student een loonfiche.

Op het einde van de dienstbetrekking bezorgt de werkgever aan de student:

• een loonafrekening voor de laatste verrichte arbeidsprestaties,
• een kopie van de individuele rekening,
• een fiscale fiche 281.10 met vermelding van het belastbare totaalbedrag van de inkomsten die de student ontvangen heeft en eventueel de bedrijfsvoorheffing die werd ingehouden aan de bron;
• het werkloosheidsbewijs C4;
• het arbeidsbewijs met enkel de vermelding van de begin- en einddatum van de overeenkomst en de aard van het uitgevoerde werk.

Moest de student normaal RSZ-bijdragen betalen voor de arbeidsprestaties die hij verrichtte als bediende, dan moet de werkgever hem ook een vakantieattest overhandigen.

Download de arbeidsovereenkomst voor studenten!

Het Sociaal Secretariaat Partena HR bezorgt zijn aangesloten klanten alle sociale documenten die aan de student overhandigd moeten worden.

Auteur: Catherine Legardien

05/06/2013