Opnieuw verplicht telewerk: verduidelijking van de gevolgen in een koninklijk besluit

Zoals aangekondigd tijdens het laatste Overlegcomité is telewerk opnieuw verplicht vanaf 20 november 2021.

Een koninklijk besluit van 19 november 2021 verduidelijkt niet alleen wat deze verplichting inhoudt, maar ook welke formaliteiten vervuld moeten worden wanneer er niet aan voldaan kan worden.

Telewerk verplicht 

Voor wie?

Telewerk is verplicht:

• bij alle ondernemingen, alle verenigingen en alle diensten, welke grootte zij ook hebben;
• voor alle personen die er werkzaam zijn, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie

tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.

Ter herinnering, telewerk moet worden verricht in overeenstemming met de bestaande collectieve arbeidsovereenkomsten en akkoorden.

Terugkeermomenten: onder welke voorwaarden?

Vanaf 20 november 2021 mogen terugkeermomenten ingepland worden voor de personen waarvoor telewerk verplicht is, mits de volgende voorwaarden nageleefd worden:

• het doel van die terugkeermomenten is het bevorderen van het psychosociaal welzijn en de teamgeest van deze personen;

• de personen kunnen niet verplicht worden om deel te nemen aan de terugkeermomenten; met andere woorden, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie, vereisen de terugkeermomenten een onderling akkoord tussen hen en de onderneming, vereniging of dienst waarbij ze werkzaam zijn;
• de passende preventiemaatregelen moeten genomen worden om de naleving van de regels van social distancing en een maximaal niveau van bescherming te garanderen;
• de personen moeten vooraf de nodige instructies krijgen over alle maatregelen die noodzakelijk zijn om de terugkeer in alle veiligheid te laten verlopen;
• de verplaatsing van en naar de arbeidsplaatsen tijdens de piekuren van het openbaar vervoer of via carpooling moet zo veel mogelijk vermeden worden;

• de personen moeten geïnformeerd worden dat ze in geen geval mogen terugkeren naar de arbeidsplaats als ze zich ziek voelen of ziektesymptomen vertonen of zich in een quarantainesituatie bevinden;
• de werkgever mag hieraan, voor zijn werknemers, geen enkel gevolg verbinden.

De beslissing om terugkeermomenten te organiseren moet gebeuren met inachtneming van de regels van het sociaal overleg in de onderneming; alle voorwaarden moeten afgetoetst worden.

De terugkeermomenten mogen:

• vanaf 20 november 2021: maximum één dag per week per persoon bedragen;
• vanaf 13 december 2021: maximum twee dagen per week per persoon bedragen.

Mogen tegelijk per dag in de vestigingseenheid aanwezig zijn:

• vanaf 20 november 2021: maximum 20% van de personen voor wie telewerk verplicht is;
• vanaf 13 december 2021: maximum 40% van de personen voor wie telewerk verplicht is;
• in kmo's waar minder dan tien personen werkzaam zijn: maximum vijf personen voor wie telewerk verplicht is.

Telewerk niet van toepassing 

Attest van aanwezigheid: voor wie?

Vanaf 20 november 2021 moet de werkgever een attest of elk ander bewijsstuk dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de arbeidsplaats bevestigt bezorgen aan alle personen:

• werkzaam in hun vestigingseenheden;
• ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie;
• en die niet kunnen telewerken.

Preventiemaatregelen: welke?

Alle passende preventiemaatregelen moeten verder genomen worden om de naleving van de regels van social distancing en een maximaal niveau van bescherming te garanderen.

Maandelijkse telewerkaangifte

De werkgevers moeten elke maand het aantal personen aangeven dat werkzaam is op de werkplaats via www.socialsecurity.be.

• De RSZ verduidelijkt dat de onlinedienst beschikbaar zal zijn vanaf 24 november 2021.

Welke werkgevers?

Deze verplichting geldt voor alle werkgevers, behalve:

• de kmo’s waar minder dan vijf personen werkzaam zijn, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie;
• de inrichtingen bedoeld in artikel 2, 1°, van het samenwerkingsakkoord van 16 februari 2016 tussen de Federale Staat, het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de beheersing van de gevaren van zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen zijn betrokken (waarmee instemming werd verleend door de wet van 1 april 2016);

• de werkgevers in de gezondheidszorg bedoeld in artikel 40 van de wet van 20 december 2020 houdende tijdelijke ondersteuningsmaatregelen ten gevolge van de COVID-19-pandemie;
• de onderwijsinstellingen voor zowel het personeel dat de inrichtende machten zelf betalen en aangeven bij de RSZ, als het personeel dat via een Gemeenschapsministerie betaald wordt en bij de RSZ wordt aangegeven. Opgelet! Deze uitzondering geldt niet voor universiteiten, privéscholen en andere opleidingsinstellingen die de lonen van al hun personeel zelf betalen;
• de politiediensten zoals bedoeld in artikel 2, 2°, van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus.

Welke gegevens?

De werkgever moet, per vestigingseenheid, het volgende aangeven:

• het totaal aantal personen dat er werkzaam is op de eerste werkdag van de maand;
• het aantal personen dat er werkzaam is op de eerste werkdag van de maand dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telewerk (= functie die niet telewerkbaar is).

Onder ‘personen dat er werkzaam is’ worden niet alleen de werknemers verstaan, maar ook andere categorieën van personen, zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten waarvan de onderneming op een structurele basis gebruik maakt, het personeel van een andere werkgever waarmee de onderneming structureel werkt, enz.

• Raadpleeg de instructies en de FAQ van de RSZ voor meer informatie.

Wanneer?

De aangifte moet elke maand uiterlijk op de zesde kalenderdag van de maand ingediend worden.

En nu?

Voor de periode van 22 november 2021 tot en met 31 december 2021 zijn bijzondere regels voorzien: de aangifte gaat over de situatie op 24 november 2021 en moet uiterlijk op 30 november 2021 ingediend zijn.

Voor de situatie op 3 januari 2022 (= eerste werkdag van januari 2022) moet de aangifte uiterlijk op donderdag 6 januari 2022 ingediend worden.

Als het totaal aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid en het aantal personen dat daar een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telewerk, niet gewijzigd is sinds de laatste geldige aangifte, zal de werkgever niet verplicht zijn een nieuwe aangifte te doen.

We houden u uiteraard op de hoogte over de aangifte voor de volgende maanden.

Bron: koninklijk besluit van 19 november 2021 houdende wijziging van het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19-pandemie te voorkomen of te beperken, B.S. 19 november 2021.