Laptop gestolen uit de auto: wie betaalt de kosten?

Auteur: Isabel De Smet
Datum:

Stel, een verkoper beschikt over een bedrijfslaptop om op klantenbezoek te gaan en thuis zijn administratie bij te houden. Als zijn laptop wordt gestolen, is dat een kleine ramp: een mobiele pc kost een fiks bedrag, bedrijfsinformatie ligt voor het grijpen, verloren gegevens moeten worden opgezocht… Wie draait er op voor de diefstal van een bedrijfslaptop uit de auto? Meestal de werkgever, behalve als hij een fout van de werknemer kan aantonen. Enkel onder strikte voorwaarden kan de werkgever een schadevergoeding vragen en eventueel inhouden op het loon.

De (mini) omniumverzekering van de wagen dekt geen diefstal van voorwerpen in de auto

De omniumverzekering dekt de schade aan de wagen, zoals een ingeslagen ruit. De gestolen inhoud van de wagen is daarentegen niet verzekerd door de omniumverzekering. De werkgever zal dus zelf moeten instaan voor de kosten van een gestolen bedrijfslaptop of smartphone. Tenzij de werknemer aansprakelijk zou zijn voor de geleden schade.

Kan de werkgever een werknemer aansprakelijk houden voor de schade door de diefstal?

Eerst en vooral moet u nagaan wanneer de diefstal plaatsvond: was dit tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of in de privétijd van de werknemer?

De diefstal vond plaats tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst

Als de diefstal plaatsvond tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld onderweg naar een klant of tijdens de woon-werkverplaatsing, dan moet u rekening houden met de aansprakelijkheidsbeperking uit het arbeidsrecht. Een werknemer is tijdens de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst immers enkel aansprakelijk voor de schade die te wijten is aan zijn bedrog, een zware fout of een herhaaldelijk voorkomende lichte fout.

Bedrog zal de werkgever niet kunnen verwijten aan zijn werknemer, slachtoffer van diefstal. Als werkgever kunt u de schade van de diefstal wel proberen te verhalen op uw werknemer als hij een grote fout of zware nalatigheid heeft begaan. Dit kunt u ook doen als u de diefstal kunt linken aan onzorgvuldig of foutief gedrag waarvan uw werknemer in het verleden al herhaaldelijk blijk gaf.

De diefstal vond plaats tijdens de privétijd van de werknemer

Vond de diefstal plaats buiten de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, dan kan de werkgever de werknemer aansprakelijk stellen voor de schade als gevolg van de diefstal. Uiteraard moet de werkgever nog steeds kunnen aantonen dat de werknemer een fout of nalatigheid heeft begaan, waardoor de diefstal kon plaatsvinden.

Leg de regels vast over het gebruik van de laptop

Onder bepaalde voorwaarden kan de werkgever een schadevergoeding vragen aan de werknemer, maar hij zal in elk geval een nalatigheid, een (zware) fout, of een herhaaldelijk voorkomende lichte fout moeten kunnen aantonen. Dat is uiteraard geen sinecure. Indien de werkgever op ondernemingsvlak vastlegt wat de werknemers moeten doen wanneer ze met de laptop het bedrijfsgebouw verlaten of wanneer ze slachtoffer zijn van diefstal, dan heeft hij al minstens een “begin van bewijs” indien zou blijken dat deze afspraken niet werden nageleefd.

Laat een bewijs van ontvangst van de laptop tekenen

Als u als werkgever een laptop ter beschikking stelt van uw medewerker, laat dan in elk geval een document ondertekenen waarin hij bevestigt dat hij de laptop in goede staat heeft ontvangen. Beschrijf ook om welke laptop het gaat.

Maak een degelijke laptop policy

Leg de interne gedragsregels in verband met het omgaan met de laptop vast in een ‘laptop policy’. In die policy kunt u bijvoorbeeld opnemen dat:

  • de laptop nooit zichtbaar in de wagen mag liggen of er onbewaakt mag achterblijven,
  • WiFi en bluetooth uitgeschakeld moeten zijn bij transport,
  • de diefstal onmiddellijk moet worden gemeld aan de politiediensten,
  • de kopie van het PV onmiddellijk aan u moet worden bezorgd.

De werkgever kan daarin ook specifiëren dat de niet-naleving van deze afspraken als een “zware fout” wordt beschouwd, wat de aansprakelijkheid van de werknemer in het gedrang zou kunnen brengen bij diefstal.

Pas ook uw arbeidreglement aan

De werkgever kan in het arbeidsreglement sancties voorzien voor inbreuken op de laptop policy. Ook al kan of wenst de werkgever de werknemer niet aansprakelijk te stellen bij diefstal van de laptop uit de wagen, dan kan hij minstens het foute of nonchalante gedrag sanctioneren.

Tip: Er bestaat vandaag heel wat antidiefstal software om een laptop te lokaliseren. Als die software vooraf op het apparaat werd geïnstalleerd en de dief online gaat, dan worden de belangrijkste bestanden naar een beveilligde server gestuurd of gewist. En u krijgt gegevens door van de gebruiker van de laptop waarmee u naar de politie kunt stappen, wat de kans op het terugvinden ervan vergroot.

Auteur: Isabel De Smet

30/12/2014