Kostenvergoedingen aan werknemers: vier stappen

Auteur: Yves Stox
Datum:

Kostenvergoedingen leverden een grote Belgische onderneming problemen op met de fiscus, zo las u vorige week in de krant.
U kent forfaitaire kostenvergoedingen toe aan een aantal van uw werknemers. Moet u daar nu mee stoppen? Of moet u nu het idee opbergen om een systeem van kostenvergoedingen in te voeren? Neen. U kunt zich voorbereiden op een doorlichting door de fiscus en de RSZ. Wij bekijken graag samen met u hoe u het bestaande systeem kunt versterken. Coherentie en transparantie staan daarbij centraal.

Een stappenplan

Vier eenvoudige en logische stappen helpen u.

Stap 1 – Bepaal welke werknemerscategorieën in aanmerking kunnen komen

Hou rekening met de aard en het niveau van de verschillende werknemerscategorieën binnen uw onderneming. Niet alle werknemers komen in aanmerking voor een forfaitaire kostenvergoeding.

Stap 2 – Bepaal uit welke elementen de forfaitaire vergoeding kan worden opgebouwd

Een kostenvergoeding bestaat best uit een aantal verschillende elementen. Denk aan kosten voor tele(thuis)werk of het gebruik van de bedrijfswagen

Stap 3 – Bepaal de hoogte van de forfaitaire vergoeding

Hou daarbij rekening met de normbedragen van de RSZ en de rulingpraktijk van de fiscus. Hou ook rekening met het functieniveau en de hoogte van het loon van de werknemer.

Stap 4 – Invoering

Het systeem van forfaitaire kostenvergoedingen voert u best in door een ondernemingspolicy op te stellen en door een bijlage aan de arbeidsovereenkomst af te sluiten.

Een ruling met de fiscus kan, maar is niet steeds een must.

Aan de slag

Kostenvergoedingen als snelle en eenvoudige manier om het netto-inkomen van uw werknemers te verhogen? Het lijkt té makkelijk, en eigenlijk is dat ook zo. U kunt een forfaitaire kostenvergoeding toekennen aan uw werknemers, maar niet zomaar voor eender welk doel of bedrag. De kostenvergoeding die u toekent, moet kleven aan de realiteit. Gebruik ze niet om werknemers een extraatje toe te steken. De vergoeding dient om professionele uitgaven van de werknemer te dekken.

Coherentie en transparantie zijn sleutelwoorden. Dat geldt niet alleen ten opzichte van de overheid, maar ook voor uw werknemers. Alleen zo bouwt u aan een volwaardig personeelsbeleid.

Meer info?

Mail naar legalpartners@partena.be of bel naar 02/549.30.20.

Auteur: Yves Stox

29/08/2017