Forfaitaire vergoedingen voor binnenlandse verblijfskosten: nieuwe regels sinds 1 september 2017

Een werkgever uit de privésector mag zich baseren op de verblijfsvergoedingen toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid om de verblijfskosten voor dienstreizen in België terug te betalen aan zijn werknemers. De toekenningsregels en de bedragen van deze verblijfsvergoedingen wijzigden op 1 september 2017. In een recente circulaire verduidelijkt de FOD Financiën de impact van deze wijziging voor de privésector.

Principe

De forfaitaire vergoedingen die een werkgever toekent als terugbetaling voor de verblijfskosten van een werknemer tijdens beroepsverplaatsingen in België worden niet belast indien hun bedrag niet hoger is dan de overeenkomstige vergoedingen die de overheid toekent aan de personeelsleden van de federale overheid. Deze vergoedingen worden immers beschouwd als een ‘ernstige norm’.

De toekenningsvoorwaarden voor de verblijfsvergoedingen toegekend aan de federale ambtenaren wijzigden in 2017. In een recente circulaire heeft de FOD Financiën de impact van deze wijziging voor de privésector toegelicht.

Verblijfsvergoedingen tot en met 31 augustus 2017

Tot en met 31 augustus 2017 kon een werkgever uit de privésector zich baseren op de verblijfsvergoedingen toegekend aan het hoogste ambtenarenniveau om belastingvrije verblijfskosten te betalen aan zijn werknemers voor dienstreizen in België. Het bedrag van die vergoedingen moest worden vastgesteld met inachtneming van het werkelijk aantal verplaatsingen en rekening houdend met de opgelegde minimumvereisten inzake de duurtijd van de gedane verplaatsingen die golden voor federale ambtenaren.

De volgende bedragen waren van toepassing sedert 1 juli 2017:

(*) Dit maximumbedrag gold eveneens voor reizen van een ononderbroken duur van meer dan 5 uur tot minder dan acht uur waarin het 13de en het 14de uur van de dag volledig begrepen zijn.

De bedragen opgenomen in de tabel dekten de kosten voor maaltijden en dranken voor prestaties verricht buiten de onderneming maar voor rekening van de onderneming.

Verblijfsvergoedingen sinds 1 september 2017

De toekenningsvoorwaarden voor de verblijfsvergoedingen toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid werden verscherpt op 1 september 2017. De bedragen van de verblijfsvergoedingen werden eveneens aangepast. Deze wijzigingen hebben een impact op de verblijfsvergoedingen die een werkgever uit de privésector kan toekennen. Voortaan wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende vergoedingen voor verblijfskosten in België.

Dagelijkse forfaitaire vergoeding voor maaltijdkosten

Een werknemer kan slechts aanspraak maken op een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten (maaltijden) als aan de volgende voorwaarden cumulatief is voldaan:

• de verplaatsing duurt minimaal 6 uur. De duur wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd;
• de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt;
• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken.

Het bedrag van de dagelijkse forfaitaire vergoeding wordt vastgelegd op 16,73 EUR sinds 1 september 2017.

Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de forfaitaire vergoeding.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding en maandelijkse forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten

Als de functie van de werknemer regelmatige prestaties buiten de onderneming impliceert (het betreft doorgaans personeelsleden die een reizende functie uitoefenen), kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend samen met een maandelijkse forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keren de dagelijkse vergoeding. De maandelijkse forfaitaire vergoeding mag echter nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding (267,68 EUR) bij een voltijdse tewerkstelling.

De toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding is niet onderworpen aan de voorwaarden van duurtijd (minimum 6 uur). De verplaatsing mag er geen aanleiding toe geven dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt en de verplaatsing mag evenmin aanleiding geven tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding voor internettoegang en telefoonkosten mag maximum 60 EUR bedragen bij een voltijdse tewerkstelling.

Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten

Er is ook voorzien in een aanvullende dagelijkste forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten die bedoeld is om de huisvestingskosten te dekken. Deze vergoeding wordt toegekend aan werknemers die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie.

De vergoeding wordt toegekend als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

• de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt;
• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten wordt vastgelegd op 125,50 EUR per nacht sinds 1 september 2017.

Bronnen: Vr. en Antw. Kamer 2013-2014, nr. 53-131, 574; Koninklijk Besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, B.S. 19 juli 2017; Circulaire 2018/C/8 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt.