Elektronische ecocheques niet onderworpen aan de RSZ?

Sinds 1 januari 2016 kunnen de ecocheques eveneens elektronisch afgeleverd worden. Elekronische ecocheques zijn evenwel niet verplicht: de werkgever kan er nog steeds voor opteren om de ecocheques op papier af te leveren.

Indien bepaalde voorwaarden worden nageleefd, ontsnappen de elektronische ecocheques aan RSZ-bijdragen.

Er zijn heel wat voorwaarden waaraan voldaan moet worden om de vrijstelling te genieten. Deze zijn hetzij enkel van toepassing op de elektronische ecocheques, hetzij eveneens op de papieren ecocheques.

1. Gezamenlijke vrijstellingsvoorwaarden voor papieren en elektronische ecocheques

Deze voorwaarden bestonden reeds vóór 1 januari 2016 maar werden aangepast als een gevolg van de elektronische ecocheques.

Om vrijgesteld te worden van RSZ-bijdragen, moet de (papieren of elektronische) ecocheque voldoen aan de volgende voorwaarden:

• de toekenning van ecocheques moet vastgelegd worden in een cao op sectoraal of ondernemingsvlak. Kan dergelijke overeenkomst niet worden gesloten bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging, dan moet een schriftelijke individuele overeenkomst worden opgesteld;
• de collectieve of individuele overeenkomst moet het volgende vermelden:

o   de hoogste nominale waarde van de echocheque, met een maximum van 10 EUR per ecocheque;

o   de frequentie van toekenning van de ecocheques per kalenderjaar;

De elektronische ecocheques worden geacht te zijn toegekend aan de werknemer op het ogenblik waarop zijn ecochequerekening gecrediteerd wordt.

• de ecocheque mag niet worden toegekend ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura of van enig ander voordeel of van een aanvulling, al dan niet bijdrageplichtig aan de sociale zekerheid;
• de ecocheque moet op naam van de werknemer afgeleverd worden; deze voorwaarde wordt geacht te zijn vervuld als het aantal ecocheques en het bedrag ervan voorkomen op de individuele rekening van de werknemer;
• de ecocheque moet bovendien duidelijk vermelden dat:

o   zijn geldigheid tot 24 maanden beperkt is, vanaf de datum van zijn terbeschikkingstelling aan de werknemer;

o   en dat hij slechts mag aangewend worden voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch karakter die zijn opgenomen in de lijst bij cao nr. 98 van 20 februari 2009;

Deze vermeldingen zijn enkel verplicht voor de papieren ecocheques. Voor de elektronische ecocheques begint de geldigheidsduur pas te lopen op het ogenblik dat het bedrag op de ecochequerekening van de werknemer gestort wordt.

• de ecocheques kunnen geheel noch gedeeltelijk voor geld omgeruild worden;
• het totale bedrag van de toegekende ecocheques mag niet meer bedragen dan 250 EUR per werknemer.

2. Specifieke voorwaarden voor de elektronische ecocheques

Naast de gemeenschappelijke voorwaarden die gelden voor de hierboven beschreven elektronische en papieren ecocheques, moeten de elektronische ecocheques voldoen aan 5 bijkomende voorwaarden om vrijgesteld te kunnen worden van RSZ-bijdragen:

• het aantal elektronische ecocheques en het brutobedrag hiervan moeten vermeld worden op de loonfiche (van de maand(en) waarin ze worden toegekend);
• vóór het gebruik van elektronische ecocheques kan de werknemer het saldo en de geldigheid van de ecocheques die hij heeft gekregen en die nog niet zijn gebruikt op een eenvoudige manier controleren;
• de keuze voor elektronische ecocheques wordt geregeld door een cao op ondernemingsvlak, eventueel in het kader van een cao op sectoraal vlak. Indien een dergelijke overeenkomst bij gebrek aan vakbondsafvaardiging niet kan worden gesloten of indien het een personeelscategorie betreft die gewoonlijk niet door een dergelijke overeenkomst wordt beoogd, dan wordt de keuze voor elektronische ecocheques geregeld door een individuele schriftelijke overeenkomst.

Voor de werknemers die ressorteren onder het PC 322 (interimsector), mag de keuze enkel vooraf door een sectorale cao worden geregeld.

• De elektronische ecocheques kunnen enkel ter beschikking gesteld worden door een uitgever die gezamenlijk erkend wordt door de minister bevoegd voor sociale zaken, de minister bevoegd voor werk, de minister bevoegd voor zelfstandigen en de minister bevoegd voor economische zaken. Elektronische ecocheques, uitgegeven door een uitgever wiens erkenning werd ingetrokken of vervallen is, blijven geldig tot de vervaldag van hun geldigheidsduur.
• Het gebruik van de elektronische ecocheques mag geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, behalve in geval van diefstal of verlies onder de voorwaarden vast te stellen bij cao op sectoraal of ondernemingsvlak, of in het arbeidsreglement wanneer de toekenning van de elektronische ecocheques geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. Zo,:

o   mogen de kosten van de vervangende drager in geval van diefstal of verlies niet hoger zijn dan de nominale waarde van een maaltijdcheque indien in de onderneming zowel elektronische maaltijdcheques als elektronische ecocheques worden toegekend;

o   mogen de kosten van de vervangende drager niet hoger zijn dan 5 EUR indien in de onderneming enkel elektronische ecocheques worden toegekend.

Alle elektronische ecocheques die niet voldoen aan alle hogervermelde voorwaarden, worden door de RSZ beschouwd als loon en moeten bijgevolg onderworpen worden aan de werkgevers- en werknemersbijdragen aan de sociale zekerheid.

3. Inwerkingtreding

Deze voorwaarden voor de vrijstelling van RSZ-bijdragen op elektronische ecocheques zijn op 1 januari 2016 in werking getreden.

Bron: koninklijk besluit tot invoering van de elektronische ecocheques en tot vaststelling van de erkenningsvoorwaarden en erkenningsprocedure voor uitgevers ervan, B.S. 24.12.2015.

Auteur: Anne Ghysels

12/01/2016