Eindejaarsgeschenken en -geschenkcheques

Nu Sinterklaas en de eindejaarsfeesten voor de deur staan, willen veel ondernemingen hun werknemers ongetwijfeld hun sympathie betuigen door hen geschenken of geschenkcheques toe te kennen. Onder bepaalde voorwaarden krijgen deze geschenken en geschenkcheques een gunstiger sociale en fiscale behandeling.

Opmerking: In deze Infoflash zullen we het enkel hebben over de geschenken en geschenkcheques die naar aanleiding van de eindejaarsfeesten worden toegekend.

I. Sociaal aspect

In principe vormen de geschenken en de geschenkcheques die een onderneming toekent aan zijn werknemers een loon waarop socialezekerheidsbijdragen moeten worden betaald. 

Geschenken in natura, in speciën of onder de vorm van betaalbonnen, de zogenaamde ‘geschenkcheques’, toegekend ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar zijn evenwel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen voor zover het totale jaarlijkse bedrag niet meer bedraagt dan € 35 per werknemer, verhoogd met € 35 per kind ten laste van deze werknemer (1). 

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) veronderstelt dat een kind ten laste van de werknemer is wanneer deze laatste effectief de volledige of gedeeltelijke last draagt van het kind.

Volgens de algemene onderrichtingen van de RSZ voor de werkgevers moet het feit of deze voorwaarden gerespecteerd worden bovendien beoordeeld worden op basis van het systeem dat de werkgever voor de toekenning hanteert en niet op basis van het bedrag dat aan elke werknemer wordt toegekend. Indien een werkgever bijvoorbeeld aan al zijn werknemers een geschenk of geschenkcheque van € 100 geeft, worden op al die geschenken of geschenkcheques socialezekerheidsbijdragen ingehouden, ook al hebben sommige werknemers twee of meer kinderen ten laste. 

De waarde van de geschenken in natura wordt bepaald op basis van de prijs die de werkgever heeft betaald, inclusief btw.

De geschenkcheques moeten bovendien aan de volgende voorwaarden voldoen:

• ze mogen enkel worden ingeruild bij ondernemingen die vooraf een akkoord hebben gesloten met de uitgevers van deze cheques; 
• ze moeten een looptijd hebben die beperkt is tot een jaar vanaf de datum waarop ze aan de werknemer overhandigd worden; 
• ze mogen aan de begunstigde noch volledig, noch gedeeltelijk in speciën worden uitbetaald. 

Indien de waarde van de geschenken of geschenkcheques bovenstaande bedragen overschrijdt, worden socialezekerheidsbijdragen berekend op de totale waarde.

II. Fiscaal aspect

1. In hoofde van de werknemer

De geschenken of geschenkcheques die een werkgever aan zijn werknemers toekent, vormen in principe een voordeel van alle aard dat wordt verworven met het oog op of naar aanleiding van de uitoefening van de beroepsactiviteit. In dat opzicht zijn ze dus onderworpen aan bedrijfsvoorheffing en belastingen. 

Als uitzondering op dat principe zijn bepaalde voordelen die als ‘sociale voordelen’ worden bestempeld, vrijgesteld van belastingen (en dus niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing) (2). Het betreft minieme voordelen die door de werkgever worden toegekend om de verhouding met het personeel te verbeteren en de band van het personeel met de onderneming te versterken (3).

Worden met name beschouwd als sociale voordelen:

• gelegenheidsgeschenken die als blijk van erkentelijkheid of van goedgunstigheid worden gegeven naar aanleiding van gelukkige of onfortuinlijke gebeurtenissen die geen rechtstreeks verband houden met de beroepswerkzaamheid (bv. speelgoed voor de kinderen, een geschenkje bij een decoratie of een jubileum enz.) (4); 
• betaalbonnen van om het even welke aard - uitgezonderd maaltijdcheques - (bv. geschenkcheques, surprisecheques, cultuurcheques, boekencheques, sportcheques, aankoopbonnen, …) die een geringe waarde hebben en door een onderneming aan haar personeelsleden worden toegekend met een uitgesproken sociaal oogmerk en niet als een eigenlijk loon voor geleverde prestaties (5). 

 Het bedrag van € 50 kan als referentie dienen voor het begrip ‘miniem voordeel’ (6).

Belangrijke opmerking - De geschenken of geschenkcheques die voldoen aan de aftrekbaarheidsvoorwaarden in hoofde van de werkgever zijn eveneens vrijgesteld van belastingen voor de werknemer, zelfs wanneer de waarde van deze voordelen meer dan € 50 bedraagt (zie verder punt 2).

2. In hoofde van de werkgever

De sociale voordelen bedoeld in artikel 38, 11° WIB 92 die een werkgever aan zijn werknemers toekent, vormen in zijn hoofde in principe geen aftrekbare beroepskost (7). 

De geschenken in natura, in speciën of onder de vorm van geschenkcheques (surprisecheques, boekencheques, sportcheques, cultuurcheques, aankoopbonnen, enz.) mogen evenwel worden afgetrokken als beroepskosten in hoofde van de werkgever indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan (8):

1. alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel genieten; 
2. de toekenning moet plaatsvinden ter gelegenheid van één of meer feesten of jaarlijkse gebeurtenissen, zoals Kerstmis, nieuwjaar, het feest van Sinterklaas, een in een bepaalde ondernemingssector gebruikelijk patroonsfeest (zoals Sint-Elooi of Sinte-Barbara), een verjaardag, enz.; 
3. het totale bedrag dat wordt toegekend mag niet meer bedragen dan € 35 per jaar en per werknemer in geval van feesten of jaarlijkse gebeurtenissen. Dit bedrag wordt verhoogd met € 35 voor elk kind dat ten laste is van de werknemer wanneer het voordeel wordt toegekend ter gelegenheid van het feest van Sinterklaas of een ander feest met hetzelfde sociale karakter;
4. de geschenkcheques mogen alleen worden ingeruild bij ondernemingen die vooraf een akkoord hebben gesloten met de uitgever van die betaalbonnen. Zij moeten bovendien een beperkte geldigheidsduur van één jaar hebben te rekenen vanaf de datum van overhandiging aan de werknemer. Ze mogen tot slot noch volledig, noch gedeeltelijk in speciën aan de begunstigde worden uitbetaald.

III. Geschenken/Geschenkenbonnen en individuele rekening

De individuele rekening moet de waarde vermelden van de geschenken en de geschenkbonnen die aan de werknemers aangeboden werden ter gelegenheid van de eindejaarsfeesten (9).

Wij nodigen daarom de werkgevers die aangesloten zijn bij het Sociaal Secretariaat Partena uit om het bedrag van hoger vermelde voordelen mee te delen aan hun payroll consultant.

Bronnen: (1) Artikel 19, § 2, 4° van het Koninklijk Besluit van 28 november 1969 betreffende de sociale zekerheid; (2) Artikel 38, 11° WIB 1992 ; (3) Com. WIB 92 nr. 38/24; (4) Com. WIB 92 nr. 38/25; (5) Com. WIB 92 nr. 38/27; (6) Omzendbrief nr. Ci.RH.242/554.090 (AFER 28/2002) dd.16.12.2002; (7) Artikel 53, 14° WIB 92; (8) Bovengenoemde omzendbrief van 16.12.2002; (9) artikel 16, §1e, 8° van het Koninklijk Besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten.

Auteur: Isabelle Caluwaerts - Patricia Weber

25/11/2014