Controle van het gebruik van e-mail en Internettoegang vs het recht op privacy: wat kan de werkgever doen?

Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens heeft op 5 september 2017 een arrest uitgesproken. De perfecte gelegenheid voor ons om kort de principes te herhalen die gelden in België bij een controle van het gebruik dat de werknemer maakt van e-mail en internettoegang die hem door de werkgever ter beschikking wordt gesteld.

Arrest van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens

Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens heeft in het arrest van 5 september 2017 geoordeeld dat de elektronische berichten van werknemers op de werkvloer gedekt zijn door de begrippen ‘privacy’ en ‘correspondentie’ in de zin van het artikel 8 van het Europees Verdrag van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.

In de zaak die voor het Hof werd gebracht, had de werkgever een werknemer ontslagen nadat hij zijn elektronische berichten gemonitord had en vastgesteld had dat hij zijn Internettoegang voor privédoeleinden gebruikt had. Privégebruik was immers verboden door het intern huishoudelijk reglement waarvan de werknemer op de hoogte was.

Voor het Hof werd het recht van de werknemer op de eerbiediging zijn privacy en correspondentie evenwel onvoldoende beschermd en dit, aangezien de nationale (Roemeense) rechtbanken onder meer:

• niet gecontroleerd hebben of hij vooraf door zijn werkgever werd ingelicht van de mogelijkheid dat zijn communicatie gemonitord zouden worden;
• geen rekening hebben gehouden met de aard of de draagwijdte van het monitoren van deze communicatie, noch met de mogelijkheid dat de werkgever voortdurend toegang heeft tot zijn berichten;
• geen redenen hebben opgegeven die het invoeren van maatregelen voor het monitoren rechtvaardigen;
• niet vastgesteld hebben of de werkgever minder indringende maatregelen voor de privacy en correspondentie had kunnen gebruiken.

Wat in België?

Heel wat werkgevers bieden hun werknemers een e-mailadres en/of Internettoegang, dit niet enkel voor communicatiedoeleinden binnen de onderneming/met derden, maar eveneens om de productiviteit en de kwaliteit van het werk te verbeteren.

Voorwaarden met betrekking tot het gebruik

Indien deze tools in principe uitsluitend voorbehouden zijn voor professionele doeleinden, tolereert de werkgever over het algemeen dat deze eveneens voor privédoeleinden gebruikt worden (bv. verplichting om de Internettoegang voor privédoeleinden te gebruiken tijdens de pauzes).

Opgelet! Indien er geen wettelijke/reglementaire bepaling ter zake is, zorgt de werkgever ervoor dat de principes en regels voor het gebruik van e-mail en internet schriftelijk worden vastgelegd (bij voorkeur in het arbeidsreglement).

Modaliteiten van de controle

Indien de werkgever het privégebruik van e-mail en Internettoegang wil controleren, moet hij de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens naleven.

Finaliteitsbeginsel

De werkgever mag algemene controles uitvoeren over het gebruik per werknemer van e-mail en internettoegang voor privédoeleinden, indien één of meer van de volgende doeleinden worden nagestreefd:

• het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden (bv. het kraken van computers);
• de bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken (bv. het verspreiden van bestanden);
• de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming (met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan) alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming;
• het te goeder trouw naleven van de beginselen en regels voor het gebruik van onlinetechnologieën bepaald in de onderneming.

Proportionaliteitsbeginsel

In het kader van deze controle kunnen enkel elektronische onlinecommunicatiegegevens verzameld worden die een privékarakter hebben en die toereikend, terzake dienend en niet overmatig zijn met betrekking tot het doel dat wordt nagestreefd. Het moet gaan om globale gegevens (bv. aantal e-mails die vanaf één werkpost worden verzonden).

Transparantiebeginsel

De werkgever die een controle wenst in te voeren van de elektronische onlinecommunicatiegegevens moet de werknemers en hun vertegenwoordigers hiervan vooraf inlichten (bij voorkeur via het arbeidsreglement).

Individualisering van de verzamelde gegevens

Wanneer de werkgever tijdens een controle een onregelmatigheid vaststelt, kan hij onder bepaalde voorwaarden overgaan tot een individualisering van de verzamelde gegevens teneinde de identiteit van de auteur van de onregelmatigheid vast te stellen.

Opgelet! Het is verboden om kennis te nemen van de inhoud zelf van de elektronische communicatiegegevens, behalve wanneer (met name) alle partijen hiermee toestemmen.

In de praktijk

Het arrest van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens ligt naar onze mening in dezelfde lijn als verschillende beslissingen die genomen werden door de Belgische arbeidsrechtbanken.

Een abnormaal gebruik door de werknemer van e-mail/Internettoegang die hem ter beschikking wordt gesteld kan evenwel onder voorbehoud van de soevereine beoordelingsmacht van de arbeidsrechtbanken aanleiding geven tot zijn ontslag:

• indien er in de onderneming regels bestaan voor het gebruik van e-mail/internettoegang voor privédoeleinden;
• indien de werknemer hiervan voorafgaand (aan de controle) heeft kennisgenomen;
• en indien het niet naleven van deze regels werd vastgesteld tijdens een controle en na een individualisering van de gegevens overeenkomstig de wettelijke voorschriften van de cao nr. 81.

Bronnen: collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens (KB 12.06.02 – B.S. 29.06.02), http://www.cnt-nar.be; besluit van 5 september 2017 van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens, Bărbulescu v. Roemenië, vraag nr. 61496/08, http://www.echr.coe.int.

Auteur: Catherine Mairy

20/09/2017