Buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 dagen - terugbetaling van kosten

Voor een beroepsmatig verblijf in het buitenland van een werknemer (of bedrijfsleider) zijn de kosten die gemaakt werden tijdens dat verblijf in principe ten laste van de werkgever.

In diverse fiscale circulaires werden al de voorwaarden bepaald die nageleefd moeten worden om die kosten te kunnen beschouwen als kosten eigen aan de werkgever die niet belastbaar zijn bij de werknemer wanneer het beroepsmatig verblijf in het buitenland 30 dagen niet overschrijdt (Infoflash van 16.05.2013).

Met de circulaire van 10 oktober 2013 regelt de Fiscale Administratie de kwestie of, en zo ja, onder welke voorwaarden de kosten die een werknemer (of bedrijfsleider) maakt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 dagen beschouwd kunnen worden als kosten eigen aan de werkgever die niet belastbaar zijn.

Wanneer het beroepsmatig verblijf 30 kalenderdagen overschrijdt, konden de kosten die gemaakt werden tijdens dat verblijf momenteel niet beschouwd worden als terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever tenzij die terugbetalingen verantwoord werden op grond van bewijsstukken. De Dienst Voorafgaande Beslissingen aanvaardde echter dat de forfaitaire dagvergoedingen van de FOD Buitenlandse Zaken ook beschouwd werden als kosten eigen aan de werkgever: men moet zich baseren op de lagere forfaitaire vergoedingen voor "ambtenaren op post in het buitenland".  

De nieuwe circulaire bevestigt het standpunt van de Dienst Voorafgaande Beslissingen. De Fiscale Administratie neemt aan dat voor een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 dagen, dagelijkse forfaitaire vergoedingen kunnen worden toegekend als terugbetaling van kosten gemaakt door de werknemer (of bedrijfsleider) en dat die van belastingen vrijgesteld kunnen worden.

Dit stelsel is uitsluitend van toepassing op de personen die bezoldigingen verkrijgen als werknemer of bedrijfsleider.

De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van kosten gemaakt door de werknemer (of bedrijfsleider) tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen kunnen beschouwd worden als kosten eigen aan de werkgever op voorwaarde dat:

• het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen niet meer bedraagt dan de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren "op post" in het buitenland (zie landenlijst) van de FOD Buitenlandse Zaken, met dien verstande dat het bedrag
  
  van € 37,18[i] nog steeds mag worden toegepast. Als de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen hoger liggen dan de bedragen op deze lijst, moeten ze in principe beschouwd worden als belastbare bezoldigingen[ii];
• de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
• de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de werknemer (of bedrijfsleider) in het buitenland.

Het verblijf in het buitenland moet langdurig zijn, dit wil zeggen meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen (maar met een maximum van 24 maanden) voor eenzelfde opdracht met een beroepsmatig karakter. De door de werknemer (of bedrijfsleider) vrijwillig gemaakte verblijfsverlenging wordt niet meegeteld voor de berekening van die 30 dagen.

Het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen wordt geacht de uitgaven te dekken voor maaltijden en kleine uitgaven.

Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming (bus, tram, metro, taxi), drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.

De vergoedingen dekken noch de verblijfskosten, noch de verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug.

Wanneer de overnachtingkosten door de werkgever worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moet het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen worden verminderd met:

• 15% voor het ontbijt
• 35% voor het middagmaal
• 45 % voor het avondmaal
• 5% voor de kleine uitgaven.

Het totaalbedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding kan beschouwd worden als een niet-belastbare terugbetaling van kosten voor elke volle dag afwezigheid (dit is een dag tussen twee overnachtingen voor een opdracht in het buitenland).

Voor de dagen van vertrek en terugkeer van een verblijf in het buitenland moet het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding door twee worden gedeeld. De hierboven vermelde verminderingen in de vorm van een % worden dan niet toegepast.

Werknemer A wordt in opdracht van zijn werkgever naar Rome uitgezonden.

Hij vertrekt op 10 november 2013 en keert op 13 december 2013 terug.

Zijn opdracht in Rome duurt meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

Hij heeft recht op een verblijfsvergoeding van € 1881:

• Dag van vertrek: 10 november 2013: € 57: 2 = € 28,5
• Verblijf: 11 november tot en met 12 december 2013: € 57 x 32 = € 1824
• Dag van terugkeer in België: 13 december 2013: € 57: 2 = € 28,5

• Wanneer de dienstreis in het buitenland plaatsvindt in verschillende landen zal het bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.
• Wanneer de werkgever maaltijdcheques toekent om de maaltijdkosten tijdens de buitenlandse verblijven te vergoeden, dan dient de tegemoetkoming van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque (maximum € 5,91/maaltijdcheque) in mindering
  
  te worden gebracht van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
• De werkgever kan de toekenning van dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen niet combineren met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.
• De dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen mogen niet gecumuleerd worden met het voordeel dat wordt toegekend aan Belgische werknemers die tewerkgesteld worden in een land dat buiten Europa gelegen is en dat geen dubbelbelastingverdrag heeft gesloten met België. Dat voordeel bestaat uit een beroepskostenaftrek van 30%.

In het Belgisch Staatsblad van 6 mei 2013 is het Koninklijk Besluit van 16 april 2013 verschenen houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies en een volledige landenlijst met de forfaitaire vergoedingen die gelden vanaf 1 april 2013.

De landenlijst met de forfaitaire dagvergoedingen (categorie 2) kan geraadpleegd worden via deze link.

Bron: circulaire nr. Ci.RH.241/609.972 (AAFisc Nr.38/2013) van 10.10.2013.

[i] De forfaitaire vergoedingen die door de werkgever worden toegekend voor dienstreizen in het buitenland worden beschouwd als terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever en zijn dus niet belastbaar wanneer ze niet meer bedragen dan € 37,18 per dag. Ze kunnen in dat geval worden toegekend zonder bewijsstuk.

Als deze vergoedingen € 37,18 per dag overschrijden, dan kunnen ze toch als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden beschouwd wanneer hun bedrag gerechtvaardigd wordt door omstandigheden eigen aan het land waar de opdracht wordt uitgevoerd.

[ii] De toekenning van een hogere en toch niet belastbare verblijfsvergoeding blijft echter mogelijk op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:

• De vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
• Die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Auteur: Anne Ghysels

19/11/2013