Een werkgever uit de privésector mag zich baseren op de verblijfsvergoedingen toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid om de verblijfskosten voor dienstreizen in België terug te betalen aan zijn werknemers. De bedragen van deze verblijfsvergoedingen wijzigden op 1 september 2022.
Principe
De forfaitaire vergoedingen die een werkgever toekent als terugbetaling voor de verblijfskosten van een werknemer tijdens beroepsverplaatsingen in België worden niet belast. Voorwaarde is dan wel dat hun bedrag niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de federale overheid toekent aan haar personeelsleden. Deze vergoedingen worden immers beschouwd als een ‘ernstige norm’.
Hieronder volgt een overzicht van de verblijfskosten die in dit kader kunnen worden toegekend.
Dagelijkse forfaitaire vergoeding voor maaltijdkosten
Een werknemer kan slechts aanspraak maken op een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten (maaltijden) als aan de volgende voorwaarden cumulatief is voldaan:
- de verplaatsing duurt minimaal 6 uur. De duur wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd;
- de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt;
- de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken.
Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de forfaitaire vergoeding.
Maandelijkse forfaitaire vergoeding
Als de functie van de werknemer regelmatige prestaties buiten de onderneming impliceert (het betreft doorgaans personeelsleden die een reizende functie uitoefenen), kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend.
De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keren de dagelijkse vergoeding. Het aantal is identiek voor de werknemers die dezelfde functie uitoefenen en wordt vastgesteld op basis van het gemiddelde van de voltijdse prestaties volbracht door deze werknemers tijdens het voorgaande jaar. De maandelijkse forfaitaire vergoeding mag echter nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij een voltijdse tewerkstelling.
De toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding is niet onderworpen aan de voorwaarden van duurtijd (minimum 6 uur). De verplaatsing mag er geen aanleiding toe geven dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt en de verplaatsing mag evenmin aanleiding geven tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken.
Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten
Er is ook voorzien in een aanvullende dagelijkste forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten die bedoeld is om de huisvestingskosten te dekken. Deze vergoeding wordt toegekend aan werknemers die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie.
De vergoeding wordt toegekend als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:
- de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt;
- de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.
Bedragen
Door toepassing van de indexeringsmechanismen zijn volgende bedragen van toepassing sedert 1 september 2022 (onder voorbehoud van bevestiging door de FOD Financiën):
|
|
Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten) |
Maandelijkse forfaitaire vergoeding |
Aanvullende dagelijkse vergoeding voor huisvestingskosten |
|
Geïndexeerd bedrag |
19,22 EUR/dag |
Max. 16 x 19,22 EUR/maand (bij een voltijdse tewerkstelling) |
144,16 EUR/dag |