Innoveren voor een betere HR-dienstverlening

“Wij willen steun bieden aan Belgische ondernemingen die nieuwe technologie willen inzetten om de efficiëntie van hun eigen HR-afdeling op te drijven. Die nieuwe methoden en toepassingen hebben we altijd eerst zelf getest in onze eigen afdelingen. Het gaat dan bijvoorbeeld om administratieve robots die repetitieve taken overnemen in het sociaal secretariaat, maar ook om chatbots en kunstmatige intelligentie die onze medewerkers ondersteunen.”

“Telkens hebben we het hele implementatietraject al afgewerkt. Zo konden we meteen zelf zien welke probleempjes je snel moet aanpakken en welke weerstand die technologie kan oproepen bij de medewerkers,” zegt Rolf Van Lierde, manager van de Business Solutions-afdeling.

Jonas Pollet, Innovation Manager van Partena Professional: “Het doel van het inzetten van die nieuwe technologie moet zijn om de medewerkers van de HR-afdeling ander werk te geven dat een grotere toegevoegde waarde heeft. Nu zijn die mensen nog te vaak bezig met manuele en repetitieve taken. Wanneer een computer dat werk kan overnemen, krijgen deze mensen de tijd om zich op meer interessante zaken te concentreren. ‘Automate to liberate’ noemt men dat. Ik ben ervan overtuigd dat HR-medewerkers meer hun intermenselijke kwaliteiten zullen moeten inzetten, waardoor er in dergelijke trajecten nooit vertrokken wordt van het idee om mensen te ontslaan.

Daarnaast worden medewerkers in de hele organisatie ook veeleisender. Ze zijn het gewoon om via webshops te kopen waarbij ze het hele bestelproces zelf aansturen. De spullen kunnen ze de dag nadien al in ontvangst nemen. Als er een probleem is, krijgen ze meteen antwoord. Die vlotte dienstverlening verwachten die medewerkers nu ook van de HR-afdeling. “Bedrijven zullen niet anders kunnen dan investeren in nieuwe technologieën om die medewerkers tevreden te houden,” zegt Rolf Van Lierde.

Zien is geloven

Rolf Van Lierde weet wel dat veel klanten nog wantrouwig staan ten opzichte van die nieuwigheden. “Maar wanneer we hen laten zien wat we nu al hebben, dan zien ze meteen ook mogelijkheden in hun eigen organisatie. Dan willen ze er ook al snel aan beginnen.” Maar dan is het wel nodig dat een aantal zaken strak georganiseerd zijn. Project Manager Frauke Valcke: “De basisprocessen moeten al goed zitten. Uit recente onderzoeken blijkt dat veel personeelsafdelingen nu te veel bezig zijn met de dagelijkse administratie om een goed plan uit te werken voor bijkomende digitalisering en automatisering.”. “En hier kan Partena Professional dan uitkomst bieden,” zegt Rolf Van Lierde. “Wij kunnen bedrijven ondersteunen met een analyse van de bestaande toestand en het uitwerken van een stappenplan naar meer automatisering. In veel gevallen kunnen eenvoudige administratieve robots al helpen om manuele handelingen over te nemen. Chatbots zijn een stuk gesofisticeerder omdat ze de dialoog aangaan met de eindklant. Wij kunnen dan helpen met de keuze van de juiste deelprocessen en de selectie van de technologie. Het aanbod op de markt is nu heel groot. Ik zie dat bedrijven wantrouwig staan tegenover die veelheid aan opties en dan maar niets doen. Wij kunnen hen helpen om de juiste keuze te maken.”

Frauke Valcke: “En wij zorgen daarbij dat alles verloopt volgens de afspraken in de cao’s en de wetgeving, maar ook volgens de regels van de privacy of GDPR. Compliance is een heel belangrijk aspect in alle HR-processen. Ook in onze eigen processen passen we dat natuurlijk toe.”

HR Bot gaat nog verder

Op basis van die eerste succesvolle test heeft Partena Professional intussen de beslissing genomen om verder te gaan met die technologie om een antwoord te bieden op de coronacrisis. Rolf Van Lierde: “Omdat er bij de gekozen technologie weinig technische knowhow komt kijken, zullen het in de eerste plaats de juristen en payrollexperten zelf zijn die de scenario’s van de toekomstige chatbot invullen. Dat gaat dan bijvoorbeeld over het melden van ziekte of het aanvragen van vakantiedagen of klein verlet. Aan de hand van enkele vragen zal de bot die administratieve processen overnemen.”

Deze HR Bot zal echter meer interfaces bevatten naar andere bots of programma’s. Zo moet het op termijn mogelijk zijn voor een zieke werknemer om een scan van een ziektebriefje op te laden. De chatbot moet ook afwezigheden in een tijdsregistratie of een kalender kunnen zetten. “Maar dat kan ook veel verder gaan. Iemand die klein verlet aanvraagt om naar een huwelijk te gaan, wil misschien ook meteen bloemen sturen naar het bruidspaar via een website van een bloemist. De software is klaar om alle mogelijke verbindingen aan te gaan,” zegt Jonas Pollet.

Die nieuwe toepassing beschikt ook over de mogelijkheid om te leren uit eerdere ervaringen. Wanneer in een proces de gebruikers andere vragen stellen dan verwacht, dan kan de chatbot daar rekening mee houden en zijn reacties aanpassen.

Wilt u het volledige artikel lezen?

Gerelateerde artikels