Gsm en split bill-regeling: de RSZ verduidelijkt

Wanneer u uw werknemers een IT-apparaat ter beschikking stelt (gsm, smartphone, computer, internetaansluiting, ...) waarvan ze privé gebruik kunnen maken, moet er een voordeel van alle aard worden aangegeven bij de RSZ en de fiscus.

Die voordelen worden forfaitair geraamd (zie onze Infoflash van 28 februari 2018).

De RSZ geeft nu meer tekst en uitleg.

AFTREK VAN DE PERSOONLIJKE BIJDRAGE

Het bedrag van deze voordelen wordt verminderd met het bedrag van de eventuele persoonlijke bijdrage van de werknemer.

Hoe deze persoonlijke bijdrage aftrekken als de werknemer meerdere voordelen heeft?

Aangezien de forfaits verschillen afhankelijk van het soort voordeel dat ter beschikking werd gesteld, raden wij u aan om te preciseren voor welk type voordeel uw werknemer zijn persoonlijke bijdrage levert. Die bijdrage mag alleen in mindering worden gebracht van het forfait voor het betrokken voordeel. De RSZ staat geen enkele compensatie toe op het forfait van een ander voordeel. De fiscus neemt hetzelfde standpunt in.

Voorbeeld: u stelt een smartphone (toestel, gsm-abonnement, internetabonnement) ter beschikking van uw werknemer. Hij mag hiervan onbeperkt privé gebruikmaken.

Het aan te geven voordeel: € 12/maand (€ 3 (toestel) + € 5 (internetabonnement) + € 4 (gsm-abonnement)).

U komt met hem overeen dat hij € 10/maand zal bijdragen. Dat bedrag mag afgetrokken worden van het forfait voor het telefoonabonnement en niet van het forfait voor het toestel of voor het internetgebruik. Het saldo van € 6 (€ 10 - € 4) mag niet worden afgetrokken van de andere bedragen. Het aan te geven voordeel bedraagt € 8 (€ 3 + € 5 ).

Als algemene regel geldt dat de werknemersbijdrage afgetrokken mag worden van het forfait voor het kwartaal waarin de werknemer de bijdrage betaalt. De RSZ aanvaardt echter dat eenmalige bijdragen (de werknemer betaalt bijvoorbeeld een eenmalig bedrag wanneer het toestel hem ter beschikking wordt gesteld) aangerekend worden op het forfait voor het kwartaal waarin de werknemer zijn bijdrage betaalt en op de forfaits van de drie daarop volgende kwartalen.

SPLIT BILL

Wat de gsm betreft, heeft de fiscus zijn standpunt verduidelijkt over de berekening van dit voordeel wanneer de werknemer een persoonlijke bijdrage levert aan bepaalde kosten verbonden aan dit privégebruik via de split bill-regeling (zie onze Infoflash van 12 juni 2018).

De RSZ heeft zojuist zijn standpunt hierover kenbaar gemaakt. 

De principes volgens welke:

• een voordeel moet worden aangegeven voor de terbeschikkingstelling van IT-apparaten die voor privédoeleinden mogen worden gebruikt;
• de forfaits die voor deze verschillende IT-apparaten gelden, moeten gecumuleerd worden wanneer verschillende voordelen ter beschikking worden gesteld (behalve de internetverbinding, die slechts één keer in rekening wordt gebracht)

kennen één uitzondering: wanneer u een systeem instelt waarbij de werknemer het gebruik van zijn telefoon voor privédoeleinden correct betaalt, moet u geen voordeel voor het telefoonabonnement (€ 4/maand) en evenmin een voordeel voor het toestel (€ 3/maand) aangeven. Het speelt geen rol welk systeem gehanteerd wordt (2 simkaarten, een systeem waarbij de werknemer met een toets aangeeft dat het een privégesprek betreft, een verantwoord forfait voor beroepsgebruik waarbij de werknemer het gebruik boven dat forfait betaalt,...), en ook niet of de werknemer zijn privé-aandeel rechtstreeks betaalt aan de provider of aan u, zijn werkgever.

Wat dit laatste punt betreft, ziet de RSZ het ruimer dan de fiscus. De fiscus eist onder meer dat de werknemers hun bijdrage rechtstreeks aan de provider betalen zodat er geen belastbaar voordeel is.

Bron: Administratieve instructies RSZ 2018/2 Tussentijdse instructies.