Aanwerven en/of ontslaan van personeel in afwezigheid van de werkgever?

De werkgever beslist over het algemeen over de aanwerving en het ontslag van een werknemer.

Wanneer de werkgever afwezig is (bijvoorbeeld wanneer hij met vakantie is), mag een andere persoon die hij daartoe gemandateerd heeft dan dergelijke beslissingen nemen?

In deze Infoflash herhalen we kort de regels die van toepassing zijn inzake delegatie van bevoegdheid.

Alleen de werkgever (natuurlijk persoon of rechtspersoon) heeft de bevoegdheid om:

• enerzijds, personeel aan te werven;
• en, anderzijds, om arbeidsovereenkomsten te beëindigen.

In de praktijk gaan de beslissingen tot aanwerving en ontslag uit van:

• als het gaat om een ‘werkgever die natuurlijk persoon is’: deze natuurlijke persoon (geval van de advocaat die werkgever en natuurlijk persoon is bijvoorbeeld);
• als het gaat om een ‘werkgever die rechtspersoon is’ (vennootschap): het orgaan dat de vennootschap vertegenwoordigt, dit wil zeggen:

* de zaakvoerder in een bvba;

* de raad van bestuur in een vzw;

* de raad van bestuur in een nv.

Opmerking - In een nv kan ook de persoon die belast is met het dagelijks bestuur van de vennootschap (in principe) of een bestuurder (of een derde) waaraan de raad van bestuur uitdrukkelijk de bevoegdheid heeft verleend om werknemers aan te werven en/of arbeidsovereenkomsten te beëindigen, gemachtigd zijn om over te gaan tot aanwervingen en/of ontslagen.

In afwezigheid van de werkgever (natuurlijk persoon of rechtspersoon) en met name tijdens zijn vakantie kan dus geen enkele beslissing tot aanwerving en/of ontslag worden genomen, zelfs niet wegens bijzondere omstandigheden zoals:

• een buitengewone vermeerdering van het werk in de onderneming (door een onvoorziene bestelling bijvoorbeeld) of de gelijktijdige en ongelegen afwezigheid van verschillende vaste werknemers waaraan men zo snel mogelijk het hoofd moet bieden door een of meerdere personen aan te werven;
• het bestaan van een duidelijke dringende reden in hoofde van een werknemer die de onmiddellijke beëindiging van zijn overeenkomst zonder opzegging of vergoeding rechtvaardigt.

Om te vermijden dat geen enkele beslissing genomen kan worden tijdens zijn afwezigheid heeft de werkgever de mogelijkheid om zijn bevoegdheden te delegeren aan een derde. Die is op die manier gemachtigd om in zijn naam en voor zijn eigen rekening te handelen.

De werkgever kan sommige van zijn bevoegdheden in het kader van een mandaat toevertrouwen aan een andere persoon (= een mandataris).

Hij kan ervoor kiezen om:

• de bevoegdheid om personeel aan te werven en arbeidsovereenkomsten te beëindigen
• of een van deze twee bevoegdheden

te delegeren aan een derde (bijvoorbeeld een naaste medewerker, zijn advocaat, enz.) en dit:

• voor onbepaalde tijd
• of voor bepaalde tijd (die bijvoorbeeld overeenstemt met de duur van zijn vakantie).

Voorbeeld - In zijn arrest van 8 februari 2006 heeft het arbeidshof van Luik toegestaan dat, binnen een vzw en rekening gehouden met de statuten ervan, de bevoegdheid om over te gaan tot ontslagen wordt gedelegeerd aan drie leden van de raad van bestuur (samen).

Het mandaat is uiteraard bijzonder nuttig wanneer de werkgever afwezig is.

Wat zijn de gevolgen van een delegatie van bevoegdheid?

Wanneer de werkgever zijn bevoegdheid om personeel aan te werven en/of arbeidsovereenkomsten te beëindigen delegeert aan een derde, dan stemt hij erin toe dat deze derde in zijn naam en voor zijn rekening overgaat tot aanwervingen van werknemers en/of ontslagen van werknemers die hij tewerkstelt.

Elke aanwerving/elk ontslag dat wordt beslist door een persoon die hiertoe is gemandateerd door de werkgever, is volledig regelmatig en zal volledige uitwerking hebben. De werkgever is gebonden door die beslissing.

Voorbeeld - Het onmiddellijke ontslag van een werknemer dat wordt beslist door een persoon binnen de grenzen van het mandaat dat hem werd toevertrouwd door de werkgever doet, in hoofde van deze werknemer, het recht op een ontslagvergoeding ten laste van de werkgever ontstaan.

Gelden bepaalde vormvoorwaarden voor het mandaat?

Hoewel het mandaat mondeling kan worden gegeven (of stilzwijgend kan zijn) wordt ten zeerste aangeraden om een schriftelijk document op te maken (gedateerd en ondertekend door de werkgever) met idealiter de identiteit van de mandataris, de bevoegdheden die hem worden toevertrouwd en de duur van het mandaat.

 

Model van een clausule tot delegatie van bevoegdheid De werkgever ………. (exacte benaming vermelden) vertegenwoordigd door ……………….... (precieze identiteit van de vertegenwoordiger vermelden) delegeert aan ………………. (precieze identiteit van de mandataris vermelden) de bevoegdheid om personeel aan te werven en/of de arbeidsovereenkomsten van de werknemers die hij tewerkstelt te beëindigen*, in zijn naam en voor zijn eigen rekening vanaf ……………. voor onbepaalde tijd*/voor bepaalde tijd van ……….. tot ………… *. Opgemaakt te ……………..… op …………………….. Handtekening van de werkgever * Schrappen wat niet past.

In het geval dat hij zijn bevoegdheden niet aan een derde heeft gedelegeerd, is enkel de werkgever gemachtigd om personeel aan te werven en/of te ontslaan. Geen enkele andere persoon dan de werkgever kan in principe dus dergelijke beslissing nemen, zelfs niet indien de omstandigheden dit vereisen.

Wat zijn de gevolgen van een afwezigheid van delegatie van bevoegdheid?

De aanwerving of het ontslag van een werknemer waartoe wordt overgegaan door een persoon die hiertoe niet de bevoegdheid had (= die hiertoe niet werd gemandateerd door de werkgever) wordt beschouwd als onbestaande en heeft geen uitwerking (tenzij de werkgever deze daad bekrachtigt; zie hieronder).

Voorbeeld - De arbeidsovereenkomst is niet beëindigd wanneer de ‘beslissing tot ontslag’ wordt genomen door een persoon die daartoe niet gemandateerd werd door de werkgever. De werkgever moet de bedoelde werknemer blijven tewerkstellen en die werknemer moet verder blijven werken.

De werkgever is niet gebonden door deze ‘beslissing’ en zorgt ervoor dat de betrokken persoon ingelicht wordt (bij voorkeur schriftelijk).

Wat zijn de gevolgen van een bekrachtiging door de werkgever?

De ‘beslissing van aanwerving/ontslag’ die uitgaat van een persoon die niet de hoedanigheid had om die te nemen, zal toch volledige uitwerking hebben indien ze wordt bekrachtigd (goedgekeurd) door de werkgever; met deze bekrachtiging valideert hij de beslissing.

Voorbeeld - Het onmiddellijke ontslag van een werknemer waarover beslist werd door een persoon zonder de bevoegdheid om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, geeft recht op een ontslagvergoeding in hoofde van de werknemer zodra het bekrachtigd is door de werkgever.

De bekrachtiging kan uitdrukkelijk (schriftelijk) of stilzwijgend zijn, maar ze moet in ieder geval vaststaand zijn en zo snel mogelijk gebeuren (van zodra de werkgever kennis heeft van de ‘beslissing’). 

Voorbeelden:

1. De werkgever bekrachtigt tijdig de beslissing tot ontslag wegens dringende reden genomen, in zijn afwezigheid, door een persoon die niet bevoegd is om te ontslaan (en zeker wanneer het gaat om een duidelijke ernstige fout).

2. In een geval dat voor het arbeidshof van Luik werd gebracht, besliste een persoon (de moeder van de werkgever) die niet over de bevoegdheid beschikte om de arbeidsovereenkomst te beëindigen om een werknemer te ontslaan op 25 juli 2001. In een brief d.d. 10 augustus 2001 geeft de werkgever toe dat zijn moeder de werknemer verzocht heeft de arbeidsplaats te verlaten. Voor het hof ‘was er dus op dat ogenblik sprake van een impliciete bekrachtiging omdat de bevoegdheid tot beëindiging niet werd betwist’ (arrest van 15 januari 2008).

Bronnen: Art. 1998 van het Burgerlijk Wetboek; "Qui a le pouvoir de licencier", Orientations, nr. 1, 2005, p. 20 e.v.; Cass., 6 februari 2006, J.T.T., 2006, p. 258; Arbeidshof Luik, 7 december 2009, J.T.T., 2010, p. 91; Arbeidshof Brussel, 13 november 2009, J.T.T., 2010, p. 74; Arbeidshof Luik, 15 januari 2008, RG 8310/07 (http://jure.juridat.just.fgov.be); Arbeidshof Gent, 14 februari 2007, AR 083/06 (www.socialweb.be); Arbeidshof Luik, 8 februari 2006, AR 33242-05 (http://jure.juridat.just.fgov.be); Arbeidsrechtb. Luik, 26 mei 2005, J.T.T., 2005, p. 345.

Auteur: Catherine Mairy

25/05/2012