Hoe maakt u uw factuur?

Btw, verplicht of niet

Alle btw-plichtigen zijn verplicht om een factuur op te stellen. Elk bedrijf, elke freelancer, elke vzw, … is verplicht een factuur op te stellen voor professionele verkoop - dus aan andere zelfstandigen of bedrijven of overheden.

Als u daarentegen enkel verkoopt voor privé-gebruik - dus louter verkoop aan particulieren - dan hoeft u in principe geen factuur op te stellen. Uitzondering geldt hier voor garagisten, de bouwsector en groothandelaren.

Uw factuur in detail

Een factuur opstellen - zo moeilijk is het natuurlijk niet. Op uw factuur staan een heleboel vanzelfsprekende gegevens, zoals de bedrijfsnaam, de rechtsvorm, het adres en uw bankrekening- en btw-nummer.

Wat moet er wettelijk op uw factuur staan

Facturen opstellen is geen rocket science, maar een factuur gemaakt volgens de wettelijke bepalingen oogt bovenal professioneel en u kan er later op terugvallen, moest er eventueel bij een belastinginspectie niet duidelijk zijn. Bij deze de algemene vermeldingen:

• Factuurdatum én de leverdatum van uw dienst of product
• Klantgegevens: de bedrijfsnaam, adres en btw-nummer van uw klant
• Uw gegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankrekeningnummer
• Het unieke volgnummer. Die volgnummers moeten ononderbroken oplopen, zonder onderbreking.
• Omschrijving van elke dienst of product
• Hoeveelheden en eenheidsprijzen: per uur, per stuk, per meter. En het aantal
• Maatstaf van heffing: het totaalbedrag, exclusief btw
• Eventuele kortingen trekt u af op het totaalbedrag exclusief btw.
• Btw-tarief. Afhankelijk van uw activiteit is dat 6%, 12% of 21%, en het totaalbedrag van de btw.
• De totaalprijs inclusief btw.

Op het weglaten van een verplichte vermelding staat een administratieve boete die kan oplopen tot €5.000.

Btw in het buitenland 

Afhankelijk van uw sector betaalt u in België 6, 12 of zoals meestal 21% btw. Maakt u een factuur op aan een buitenlandse firma, dan hoeft u sowieso geen btw aan te rekenen en vermeld u ‘btw verlegd’ op de factuur. De btw-regels voor goederen en diensten voor EU- en niet-EU-landen zijn iets complexer. Het kopen en verkopen van goederen en diensten tussen particulieren en bedrijven verschillen met de Belgische wetgeving. Voor de finesses best even bij uw boekhouder aankloppen.

Vrijstelling van btw

Als u als beginnende zelfstandige jaarlijks maximaal €25.000 verdient, dan hoeft u geen btw aan uw klanten te verrekenen en kunt u opteren voor een btw-vrijstelling. Op uw factuur moet u dan het volgende vermelden: "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.".

Factuur online, bewaren en versturen

Ten laatste de 15de van de maand na de maand waarin u uw dienst of product leverde, moet u factureren.

Voor facturen geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Echter: documenten over de aankoop van een onroerend goed bewaart u 15 jaar. Om eventuele problemen later te voorkomen hou dus best als nauwkeurig en digitaal bij. Weet dat tegenover elk factuur een bewsijsstuk zoals rekeninguittreksel moet staan.  

Uw eigen zaak, uw eigen facturen

Uw droom kan werkelijkheid worden. Voor de basisvereisten kunt u alvast terecht bij Partena Professional:

• Wij schrijven u graag in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
• vragen uw btw-nummer aan
• en sluiten u aan bij een sociaal verzekeringsfonds, zoals Compass van Partena Professional

Via het digitale ondernemingsloket SmartStart Online van Partena Professional kunt u dit alles in enkele klikken van thuis uit aanvragen.