Vergeet niet om de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap te registreren in het UBO-register!

Auteur: Partena Professional (Legal expertise)
Leestijd: 7min

Bent u bedrijfsleider of boekhouder?

Schakel Partena Professional in voor een tijdige registratie in het UBO-register.

Ontdek ons aanbod

In het kader van de strijd tegen het witwassen van kapitaal en de financiering van terrorisme heeft Europa beslist om het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) in te richten in alle lidstaten. In België werden de modaliteiten vastgelegd in het KB van 31 oktober 2018. Alle Belgische juridische entiteiten zijn voortaan wettelijk verplicht om dit nieuwe register aan te vullen, tegen uiterlijk 30 september 2019. Wie deze verplichting niet naleeft riskeert sancties en boetes.

Het nieuwe UBO-register, wat is dat?

Het gaat in feite om een grote centrale databank die alle gegevens bevat van natuurlijke personen die in laatste instantie de controle hebben over de vennootschappen die geregistreerd werden. Deze natuurlijke personen noemt men de ‘uiteindelijke begunstigden’ (‘Ultimate Beneficial Owners’ in het Engels of UBO). FOD Financiën beheert het UBO-register, dat kan geraadpleegd worden door publieke overheden (fiscale administratie, notarissen, deurwaarders …) maar evenzeer door willekeurige burgers (tegen betaling). 

Toelichting: wie zijn de uiteindelijke begunstigden?

De uiteindelijke begunstigden zijn altijd natuurlijke personen. Ze oefenen een effectieve invloed uit op uw vennootschap, direct of indirect. Met het oog op een grotere transparantie moet de identiteit van deze personen gekend zijn en moeten ze in het UBO-register opgenomen worden. De wet definieert ‘uiteindelijke begunstigden’ als volgt:

Binnen een vennootschap

  • Natuurlijke personen die, direct of indirect, meer dan 25% van het stemrecht hebben of meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal van een vennootschap bezitten;
  • Natuurlijke personen die de controle uitoefenen op de vennootschap met andere middelen (een aandeelhouderspact, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, een vetorecht);
  • Natuurlijke personen die de positie van algemeen directeur bekleden (als er geen eerder genoemde persoon is geïdentificeerd, of als het niet zeker is dat de geïdentificeerde personen de uiteindelijke begunstigden zijn).

In een (i)vzw of een stichting

  • De leden van de raad van bestuur;
  • De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  • De personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
  • De stichters van een stichting;
  • De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

In een trust of gelijkaardige juridische entiteit

  • De oprichter; 
  • De fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
  • De eventuele protector;
  • De begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is; 
  • Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

Wie moet de gegevens in het UBO-register ingeven?

De UBO-aangifte is een wettelijke verplichting waar men niet van vrijgesteld kan worden. Het is een wettelijke vertegenwoordiger of mandataris van uw vennootschap (een gerant, een lid van de raad van bestuur, uw boekhouder of adviseur …) die de verantwoordelijkheid heeft om de gegevens in te voeren in bij het UBO-register. Dit moet uiterlijk 30 september 2019 gebeurd zijn. Deze gegevens moeten jaarlijks bevestigd worden of bij elke wijziging (ontslag, overdracht van aandelen …) geactualiseerd worden binnen de maand nadat de wijziging zich heeft voorgedaan.

Hoe moeten de uiteindelijke begunstigden in het UBO-register geregistreerd worden? 

Eens u uw uiteindelijke begunstigden geïdentificeerd heeft, moet u ze nog effectief registreren in het UBO-register. De wettelijke vertegenwoordiger of verantwoordelijke mandataris moet daarvoor gebruik maken van het online platform MyMinfin van FOD Financiën. Daarvoor is een e-ID kaartlezen of de ‘itsme’ applicatie nodig. De wettelijke vertegenwoordiger dient de uiteindelijke begunstigden ook te informeren dat hun gegevens in het UBO-register geregistreerd staan conform de wettelijke bepalingen.

Welke persoonlijke gegevens moeten opgegeven worden in het UBO-register?

Voor elke uiteindelijke begunstigde van uw vennootschap moeten volgende gegevens geregistreerd worden:

  • naam en voornaam;
  • geboortedatum;
  • nationaliteit;
  • woonplaats (volledig adres);
  • rijksregisternummer of ondernemingsnummer KBO (of gelijkaardig identificatiemiddel voor buitenlandse UBO);
  • UBO-categorie(ën) waartoe de persoon behoort, of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde UBO, en een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO (als het gaat om een onrechtstreekse UBO, het aantal tussenpersonen en hun volledig identiteit);
  • % van het effectieve belang (in kapitaal of stemrecht), indirect als er tussenliggende structuren zijn;
  • aard en omvang van de participatie (de waarde van de participaties moet echter niet worden vermeld).

Last but not least, moet men in bepaalde gevallen ook bewijsstukken voorleggen. Voor bepaalde vennootschappen zal dit heel eenvoudig zijn, maar voor ander kan dit zeer complex zijn. In dat geval kunnen de juridische experts van Partena Professional u helpen.  

Samengevat in 5 stappen

  • Stap 1: identificeer uw uiteindelijke begunstigden en de mate waarin ze belang hebben binnen de vennootschap;
  • Stap 2: verzamel de noodzakelijke informatie en de nodige bewijsstukken;
  • Stap 3: wijs een wettelijke vertegenwoordiger of mandataris aan die verantwoordelijk is voor de registratie;
  • Stap 4: doe op tijd de aangifte – uiterlijk 30/09/2019 – om boetes te vermijden;
  • Stap 5: vergeet niet om het UBO-register up-to-date te houden (jaarlijks of bij wijzigingen die impact hebben op de UBO’s.

Het UBO-register, opgelegd door Europa, garandeert een betere fiscale transparantie

Het UBO-register is erop gericht om te voorkomen dat juridische entiteiten gebruikt worden voor het witwassen van kapitaal en het financieren van terrorisme. Dit register laat ook de uitwisseling van fiscale informatie toe tussen de landen die lid zijn van de OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development). Het is ook een noodzakelijk instrument in het kader van de nieuwe wet op de Vennootschappen die sinds 1 mei 2019 in voege is. Het UBO-register is dus heel belangrijk!

Gerelateerde artikels