Travail hybride: éviter l’exclusion, la fatigue et la frustration

Auteur: Partena Professional (HR Service Provider)
Temps de lecture: 4min

Quelles sont les astuces pour gérer les réunions avec des participants en présentiel et d’autres en distanciel? Et au-delà, comment assurer aux équipes de travailler dans la sérénité alors que la “nouvelle normalité” n’est pas encore définie?

De nombreuses organisations, de moyenne ou de grande taille, se sont fait accompagner afin d’assurer avec fluidité le passage au télétravail puis au travail hybride. Aujourd’hui, alors que leurs repères sont sans arrêt perturbés, le risque de voir les collaborateurs fatigués jusqu’au burn-out, ou démotivés au point de quitter l’entreprise, est grand. Il existe heureusement des solutions pour ramener la sérénité au sein d’équipes malmenées par la crise sanitaire.

Les défis de 2021 vs 2020

“En 2020, au-delà des considérations techniques, les préoccupations des ressources humaines et des managers étaient de maintenir une dynamique d’équipe, de parvenir à travailler dans l’incertitude”, contextualise Michel Duchateau, partenaire et consultant pour Convidencia. “En 2021, on s’est demandé comment rendre efficaces les réunions mixtes, comment réamorcer la transversalité avec les autres équipes. Il ne s’agit pas juste de travailler au sein d’une équipe en mode hybride, mais de savoir rendre la collaboration efficace lorsqu’on est en mode transversal.”

Éviter le sentiment d’exclusion

Au rayon des astuces pour mener de main de maître une réunion hybride, Michel Duchateau épingle le sentiment d’exclusion qui peut être ressenti par les télétravailleurs. Il faut comprendre que, dans une réunion hybride, deux groupes se “mêlent”: les “présentiels” peuvent communiquer de façon non verbale notamment, tandis que les “distanciels” peuvent se sentir exclus. “Une seconde de décalage en raison de la latence peut suffire à induire ce ressenti – il faut en être conscient”, insiste celui qui coache les équipes grâce à des outils d’intelligence collective.

Identifier le type de réunion

Première arme dans son arsenal: comprendre le type de réunion que l’on met à l’agenda. S’agit-il de cocréer, de codécider ou d’assurer un suivi? Il peut être utile d’annoncer le type de réunion aux participants. Cela change radicalement la dynamique. La codécision demande une énergie plus intérieure que la cocréation, par exemple.

“La codécision, c’est quand une proposition est placée au centre de la discussion et qu’on demande à chacun si on peut avancer avec elle”, éclaire Michel Duchateau. “Les outils que l’on va utiliser seront différents. Selon le type de réunion, on optera pour des outils visuels, des tableaux blancs virtuels ou des outils collaboratifs qui permettent d’éditer tous ensemble le même document au même moment.”

Former un animateur

Deuxième arme: demander à une personne de se former pour développer des compétences d’animation. Ce peut être le manager ou un autre membre de l’équipe. Cette personne peut ensuite faciliter la réunion. Par exemple en distribuant la parole en fonction du type de réunion – en mode circulaire, par exemple, d’abord au groupe en distanciel puis au groupe en présentiel.

C’est l’intelligence collective appliquée au travail hybride. “Pour cela, on a besoin de gens qui n’animent pas de façon improvisée mais en faisant attention à cadrer, à casser les jeux de pouvoir, à canaliser les égos, à modérer de manière sensible”, avance l’expert en agilité. “Cela exige d’être très vigilant, et parfois de cadrer encore davantage que lorsqu’on travaillait tous en présentiel, pour éviter toute déconnexion de l’un ou l’autre participant.”

Formaliser les temps de pause

Troisième arme qui a fait ses preuves: la respiration. On ne s’en rend pas toujours compte mais, dans le travail hybride, on a tendance à vouloir être ultra-productif, ultra-efficace. On passe d’une réunion à l’autre. On veut arriver à un résultat concret tout de suite. Alors que les équipes ont parfois besoin d’un temps de pause… Lorsqu’on travaille en présentiel, il y a de facto une pause, le temps de se déplacer d’une réunion à l’autre.

“Dans un cadre hybride, il ne faut pas hésiter à rendre formel, par une mise à l’agenda par exemple, ce qui se passait de manière informelle auparavant”, conclut Michel Duchateau. “Soit par une déconnexion de quelques minutes, soit par une célébration, ne serait-ce que de 10 minutes. On peut ainsi prendre du recul, exprimer autre chose que les projets sur lesquels on travaille. Cela remplace le simple ‘comment ça va?’.”

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