Onboarding: gestion des talents, conseils pour la 1ère année

Auteur: Julie - Coach RH (Partena Professional)
Temps de lecture: 7min

Vous avez constitué une équipe bourrée de talents. À présent que vous avez cherché, trouvé et finalement sélectionné les meilleurs candidats, il est temps de passer à l’étape suivante, mais tout aussi cruciale : bien les accueillir et les intégrer.

L’onboarding ou l’accueil est un processus

Accueillir et intégrer de nouveaux collaborateurs ne consiste pas seulement à faire assimiler au nouveau collaborateur la culture de votre entreprise. Il s’agit aussi d’un processus d’échange de l’ensemble (!) des informations et des outils dont votre nouveau collaborateur a besoin pour pouvoir devenir un membre de l’équipe à part entière et productif.

Les impressions de votre nouveau collaborateur au cours des premiers jours et mois détermineront son degré d’engagement futur. De la manière dont vos nouvelles recrues vivront leur onboarding ou intégration dépendra leur niveau de productivité et de satisfaction actuel… et à venir. Cet onboarding est donc un processus stratégique qui n’est pas bouclé du jour au lendemain, mais qui se déploie sur un an, au moins. Dans ce cadre, quelle est votre mission de chef d’équipe et de gestionnaire de talent ? À quoi devez-vous prêter attention au cours de cette première année ?

Au travail : préparer le programme d’intégration

Avant de pouvoir développer et lancer un programme d’accueil et d’intégration formel, vous devez d’abord répondre à ces questions d’orientation.

  • Quand commence l’onboarding ?
  • Combien de temps dure le programme ?
  • Quelle impression voulez-vous laisser à vos nouveaux collaborateurs après leur première journée de travail ?
  • Que doivent savoir les nouveaux collaborateurs sur la culture de votre entreprise et leur environnement de travail ?
  • Quel rôle le département RH joue-t-il dans le processus ? Comment y associer les supérieurs hiérarchiques directs et les collègues ?
  • Quels types d’objectifs voulez-vous fixer pour vos nouveaux collaborateurs ?
  • Comment allez-vous mesurer le succès du programme d’intégration et recueillir un feed-back à son sujet par la suite ?

Dès que ces premières orientations sont fixées, vous pouvez développer, en concertation avec des professionnels RH et la direction, un programme d’intégration performant au terme duquel vos nouveaux collaborateurs doivent avoir assimilé la politique, le workflow et la culture de votre entreprise.

Avant le premier jour : la préparation de l’arrivée

  • Tools prêts à servir. Après une longue procédure de sélection, il faut éviter absolument que, pour son premier jour de travail, votre nouveau collaborateur ait l’impression de ne pas être attendu. Informez donc votre réceptionniste de son arrivée prochaine et aménagez son bureau comme il se doit, avec un téléphone et un ordinateur opérationnels, sans oublier tous les mots de passe associés.
  • Installez un portail d’onboarding en ligne. Pour que vos nouveaux collaborateurs y découvrent un contenu conçu spécialement pour leur assurer un bon accueil.
    Pensez à un message amical de leur manager, à d’autres mots de bienvenue et des photos des nouveaux membres de l’équipe, à une liste explicative des abréviations propres à votre entreprise, à un exemplaire virtuel du manuel des travailleurs et à une description détaillée du nouveau département et des responsabilités de la fonction.
    Ils doivent également y trouver toutes les informations pour leur premier jour de travail : à quelle entrée doivent-ils se présenter le premier jour, quelle personne doivent-ils demander à la réception et quelle tenue vestimentaire doivent ou peuvent-ils porter ? Votre nouvelle recrue sera d’autant plus à l’aise et efficace si elle se sent rapidement impliquée et comme chez elle.
  • Utilisez les applications admin en ligne telles que itsme, Connective  ou Online Signature pour éviter que votre nouvelle recrue consacre toute sa première journée à des formalités administratives.

Le premier jour : aligner les attentes

  • Au sujet de la fonction et des collègues. Les travailleurs doivent connaître très précisément leurs tâches et leurs responsabilités dès le premier jour. L’interaction sociale est également d’une très grande importance. Votre nouveau collaborateur passera plus de temps à son poste de travail qu’avec sa famille. Vous allez développer une relation approfondie. Le premier jour, consacrez donc un peu de temps à faire connaissance et emmenez votre nouveau collaborateur déjeuner avec vous.
  • Description des tâches transparente. Présentez votre nouveau collaborateur à toute votre équipe. Il arrive que certains membres de l’équipe perçoivent cette arrivée comme une menace : ils craignent que la nouvelle recrue leur prenne des responsabilités. Devant tout le monde, décrivez donc les rôles et responsabilités de chacun dans la nouvelle configuration. Tous les membres de l’équipe seront ainsi informés clairement au sujet de leur propre position et de celle de la nouvelle recrue. La collaboration pourra commencer sur de bonnes bases.

Les premiers mois

  • Du feed-back en suffisance : Au cours de cette première période, ne demandez pas seulement à votre nouveau collaborateur s’il est satisfait et impliqué, mais également comment il se sent au sein de l’organisation. Plus vite vous lui donnerez un feed-back bien articulé sur ses premières prestations ou sa formation, mieux vous pourrez gérer la situation par la suite. Si cela coince quelque part, mieux vaut le savoir le plus tôt possible.
  • Un bon équilibre : Communiquez toujours précisément les tâches que les nouveaux collaborateurs sont censés faire et donnez-leur les outils pour les mener à bien. Ne noyez pas vos nouveaux collaborateurs dans une masse d’informations. Ils doivent pouvoir les maîtriser.
  • Une aide si cela s’avère nécessaire : Vos nouveaux collaborateurs ont-ils déjà choisi un mentor ou un buddy à la fin du premier mois ?

Les trois à six premiers mois : décisifs

Selon le collaborateur et la fonction, une nouvelle évaluation est nécessaire entre les trois et six premiers mois. Parce que « près de 90 pour cent des travailleurs décident de rester ou de partir au cours des six premiers mois », souligne Ben Peterson, CEO de la firme américaine BambooHR.

Le chef d’équipe que vous êtes influe grandement sur ce choix. Soyez ouvert et faites comprendre à votre collaborateur toute l’importance que vous attachez à son apport.

La première année

· Avenir en vue. Au terme de la première année, vous avez pris la mesure de vos nouvelles recrues. Vos collaborateurs ont été bien intégrés. La fin de l’année marque aussi le moment où l’intégration traditionnelle s’exprime dans la satisfaction des travailleurs et où la formation on-the-job cède la place au développement continu. À présent, vous pouvez établir des plans pour l’avenir. Avec votre collaborateur, parlez des possibilités de carrière qui s’offrent à lui dans votre entreprise ou organisation.

 

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