Flexi-jobs: résumé de la réglementation à partir de 2018

Auteur: Partena Professional (HR-service provider)
Temps de lecture: 10min

Le système des flexi-jobs permet aux travailleurs d’arrondir leurs fins de mois à des conditions avantageuses. Initialement, le système était limité au secteur de l’horeca mais à partir de 2018, il sera étendu au commerce de détail.

1. Quels employeurs?

Le recours aux flexi-jobs est réservé exclusivement aux employeurs des secteurs suivants :

  • boulangeries/pâtisseries et salons de consommation annexés à une pâtisserie (CP 118.03)
  • commerce alimentaire (CP 119)
  • commerce de détail indépendant (CP 201)
  • commerce de détail alimentaire (CP 202)
  • moyennes entreprises d’alimentation (CP 202.01)
  • horeca (CP 302)
  • grandes entreprises de vente au détail (CP 311)
  • grands magasins (CP 312)
  • coiffure et soins de beauté (CP 314)
  • secteur du travail intérimaire, pour autant que le travail intérimaire soit effectué chez un utilisateur relevant d’une des (sous-)commissions paritaires précitées

Pour l’horeca, la disposition d'un système de caisse enregistreuse n'est pas requise au niveau de l’employeur individuel. Les employeurs sans système de caisse enregistreuse peuvent donc eux aussi faire appel à des flexi-jobs.

2. Quels travailleurs?

Dans les secteurs énumérés au point 1, deux catégories de travailleurs peuvent exercer un flexi-job :

  • les pensionnés, qui ne doivent pas fournir la preuve d’une activité principale
  • les non-pensionnés, qui doivent fournir la preuve d’une activité principale

Conditions pour les pensionnés (sont visées tant la pension légale que la pension anticipée)

  1. Ne pas combiner le flexi-job, chez un même employeur, avec un contrat de travail ordinaire prévoyant une durée de travail au moins égale à 4/5 de la durée de travail d’un travailleur à temps plein
  2. Ne pas exercer le flexi-job au cours d’une période couverte par une indemnité de rupture ou une indemnité de compensation de licenciement à charge du même employeur
  3. Ne pas exercer le flexi-job au cours d’une période couverte par un délai de préavis notifié par le même employeur

Conditions pour les non-pensionnés

  1. Au niveau du 3e trimestre précédant celui du flexi-job, avoir une assurance sociale complète chez un ou plusieurs autres employeurs dans un rapport d'au moins 4/5 d'une occupation à temps plein
  2. Ne pas combiner le flexi-job, chez un même employeur, avec un contrat de travail ordinaire prévoyant une durée de travail au moins égale à 4/5 de la durée de travail d’un travailleur à temps plein
  3. Ne pas exercer le flexi-job au cours d’une période couverte par une indemnité de rupture ou une indemnité de compensation de licenciement à charge du même employeur
  4. Ne pas exercer le flexi-job au cours d’une période couverte par un délai de préavis notifié par le même employeur

Exemple: 
Au cours du 1er trimestre 2018, un travailleur peut exercer chez l’employeur A un flexi-job si:

  1. au deuxième trimestre 2017, il a été occupé au moins à 4/5 chez un ou plusieurs employeurs autres que l’employeur A
  2. au premier trimestre 2018, il n'est pas lié à l'employeur A par un contrat de travail pour une occupation minimale de 4/5
  3. au premier trimestre 2018, il n'est pas couvert par une indemnité de rupture ou une indemnité en compensation du licenciement à charge de l'employeur A
  4. au premier trimestre 2018, il ne travaille pas durant un délai de préavis notifié par l'employeur A

3. Troisième trimestre précédant celui du flexi-job : évaluation de l'occupation 4/5 (pour les non-pensionnés)

Toutes les périodes d'occupation prestées chez d'autres employeurs sont prises en compte et il est tenu compte tant des prestations rémunérées que des prestations non rémunérées/assimilées. Sont exclues, les heures supplémentaires nettes et les périodes caractérisées par une couverture sociale insuffisante : périodes de flexi-job, comme apprenti, comme étudiant soumis au système de la cotisation de solidarité, comme jeune partiellement assujetti (jusqu'au 31 décembre de l'année du 18e anniversaire), comme travailleur occasionnel payé au forfait dans l'agriculture, l'horticulture ou l'horeca.

L'évaluation s'effectue par l'ONSS sur la base des données qui figurent dans la banque de données relatives à la carrière (banque gérée par Sigedis). L'ONSS communique le résultat via la notification de la déclaration Dimona (cf. infra).

4. Les contrats pour un flexi-job

Chaque occupation dans le cadre d'un flexi-job doit être couverte par deux contrats : un contrat-cadre et un contrat de travail. Un même contrat-cadre peut couvrir plusieurs contrats de travail.

5. Le contrat-cadre

Le contrat-cadre fixe l'intention des parties de procéder à une occupation dans le cadre d'un flexi-job ainsi que les modalités relatives à cette occupation. Le contrat-cadre contient au moins les mentions suivantes :

  •  la façon dont l'employeur proposera un contrat de travail 'flexi-job' ;
  •  le délai à respecter entre cette proposition et le début de l’occupation effective ;
  •  les fonctions qui feront l'objet du flexi-job ;
  •  le flexi-salaire convenu (le tarif horaire) ;
  • la condition d’une occupation à 4/5 (pas pour les pensionnés)

6. Le contrat de travail

L'occupation effective dans le cadre d'un flexi-job est réglée via un contrat à durée déterminée ou pour un travail nettement défini, conclu par écrit ou verbalement. Ces contrats de travail peuvent se succéder de manière illimitée. Les temps de travail variables peuvent se situer en dehors des horaires repris dans le règlement de travail et ne sont, en cas de travail à temps partiel, pas soumis aux obligations classiques en matière d'enregistrement.

7. Dimona

Le type de contrat de travail détermine le type de déclaration Dimona : un contrat de travail constaté par écrit donne lieu à une déclaration Dimona par contrat et par trimestre, un contrat de travail conclu verbalement à une déclaration Dimona journalière.

8. Déclaration Dimona par contrat et par trimestre (contrat de travail constaté par écrit)

L'employeur doit introduire une déclaration Dimona à chaque début d'un (nouveau) contrat de travail flexi-job constaté par écrit, et au moins lors de la première occupation effective de chaque trimestre.

La déclaration Dimona ne peut être tardive par rapport à l'heure de début des prestations de travail.

Elle contient les données classiques (coordonnées des parties, commission paritaire), les dates d'entrée en service et de départ et le code flexi-job (FLX).

Lors de l'enregistrement, l'ONSS vérifie le respect du délai d'introduction de la déclaration Dimona, le statut du travailleur (pensionné ou non pensionné) et, pour les non pensionnés, la conformité à la condition d'une occupation à 4/5 au niveau du trimestre de référence (troisième trimestre précédant celui du flexi-job).

La notification contient soit l'autorisation (OK), soit l'interdiction (NOK) quant à l'exercice du flexi-job - cette notification couvre la période comprise dans la Dimona y afférente, au maximum jusqu'au dernier jour du trimestre de l'entrée en service.

9. Déclaration Dimona par jour (contrat de travail conclu verbalement)

Chaque jour couvert par un contrat de travail conclu verbalement donne lieu à une déclaration Dimona journalière, à introduire avant le début des prestations.

La déclaration Dimona journalière contient les données classiques (coordonnées des parties, commission paritaire), les dates d'entrée en service et de départ, le code flexi-job (FLX) et les heures de début et de fin de la prestation journalière.

Ici aussi, il est important d'introduire la déclaration Dimona à temps. La notification indiquera si l'employeur peut (OK) ou ne peut pas (NOK) engager le travailleur dans le cadre du flexi-job.

10. Enregistrement des présences

Dans le présent contexte, l'obligation d'enregistrement, qui s’ajoute à l’obligation d’introduire une déclaration Dimona, vise uniquement les travailleurs qui exercent un flexi-job. L'employeur est tenu d'enregistrer, pour chaque travailleur qui exerce un flexi-job, le début et la fin de chaque prestation de travail. Cet enregistrement s’effectue via le système de caisse enregistreuse, via l’alternative mise à disposition sur le site portail de l’ONSS ou via le système d’enregistrement du temps de l’employeur.

11. Le flexi-salaire

Les dispositions sectorielles concernant la classification des fonctions et les barèmes ne s'appliquent pas aux travailleurs occupés dans les liens d'un flexi-job. Les flexi-jobs ont droit au tarif horaire minimal prévu pour un travail effectué dans les liens d'un flexi-job, quelle que soit la fonction exercée. Le tarif horaire est fixé dans le contrat-cadre ; le tarif horaire minimal est indexé suivant les règles prévues pour les allocations sociales.

En outre, les flexi-jobs sont soumis aux dispositions générales du droit du travail et aux dispositions sectorielles de la commission paritaire compétente. Les suppléments dus en plus du tarif horaire (p. ex. : prime de nuit, prime de dimanche, ...) sont également considérés comme du flexi-salaire.

12. Le flexi-pécule de vacances

Un flexi-pécule de vacances de 7,67% est dû sur tous les montants octroyés (tant le tarif horaire que les suppléments).

13. Les flexi-jobs et la sécurité sociale

Le flexi-salaire et le flexi-pécule de vacances sont exclus de la notion de rémunération telle que définie par l'ONSS ; en d'autres termes, il n’y a aucune retenue à charge du travailleur et aucune cotisation ordinaire à charge de l'employeur. L'assujettissement est limité à une cotisation patronale spéciale libératoire de 25%, à verser sous les conditions et dans les délais des cotisations ordinaires.

14. Les flexi-jobs et le fisc

Le flexi-salaire et le flexi-pécule de vacances ne sont soumis ni au précompte professionnel, ni à l’impôt des personnes physiques. Le flexi-salaire, le flexi-pécule de vacances et la cotisation patronale spéciale de 25% sont des frais professionnels déductibles.

15. Les droits sociaux des travailleurs exerçant un flexi-job

Les prestations fournies dans le cadre d'un flexi-job ouvrent des droits dans tous les secteurs de la sécurité sociale.

16. Sanctions

En cas de non-respect des conditions légales relatives aux flexi-jobs, le flexi-job sera considéré comme un contrat de travail ordinaire, ce qui aura un impact important :

  • application du salaire barémique sectoriel
  • présomption d'une occupation à temps plein
  • assujettissement aux cotisations sociales ordinaires
  • assujettissement à l'impôt des personnes physiques et au précompte professionnel

17. Dimension européenne - la règle « de minimis »

Si une entreprise bénéficie d'une aide publique, celle-ci ne peut jamais dépasser 200.000,00 EUR sur une période de trois ans. Suite à l'application des flexi-jobs, le risque de dépassement de ce plafond est réel pour certains employeurs de l'horeca ou du commerce de détail qui, le cas échéant, seront invités à rembourser une partie de l'aide octroyée. Les autorités publiques belges n'organisent provisoirement pas de contrôles mais le principe reste inchangé.

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