Bravo, vous êtes devenu manager d’une équipe virtuelle

Auteur: Partena Professional (HR service Provider)
Temps de lecture: 5min

En ces temps inédits nous souhaitons vous accompagner !

Découvrez des astuces et conseils RH, des actions solidaires mais également des idées créatives et inspirantes !

Infos RH, solidaires et créatives

Les mesures de confinement ont eu un impact bouleversant sur les dynamiques collectives de vos équipes. Les rituels et repères d’efficacité qui étaient encore une évidence hier, ont changé fondamentalement et sans qu’on ait eu le temps d’accompagner les équipes dans cette autonomie soudaine.

Internet et les réseaux sociaux abondent de bons conseils pour « animer » les équipes à distance, et vos collaborateurs ont certainement été très créatifs pour maintenir du lien ! A notre échelle, nous souhaitons vous accompagner dans ces temps inédits et vous donner un cadre plus global qui vous permette d’évaluer si vous actionnez bien les leviers essentiels pour aider votre équipe à se réorganiser au mieux.

L’organisation et la communication mettent le cadre

Les normes de l’organisation classique sont régies par une délimitation concrète du temps de travail collectif et individuel. On part du principe que pendant les « heures passées au travail »,  le collaborateur peut se concentrer à 100% sur ses obligations professionnelles…

Cette crise nous met devant une toute autre réalité, et perce peut-être aussi la bulle illusoire de l’attention à 100% à tout moment. Soudainement, les travailleurs sont obligés de prendre de la responsabilité par rapport à leur propre disponibilité, leurs obligations familiales, leurs contraintes sanitaires…

Ne laissez pas ces adaptations d’organisation se faire de façon implicite, mais parlez-en avec votre équipe. Essayez de le faire de façon collaborative, où chacun puisse se positionner par rapport à ce qui est faisable / souhaitable pour elle ou pour lui, tout en créant un contexte d’ouverture par rapport aux différentes difficultés qui s’ajoutent actuellement à l’obligation morale de livrer des prestations.

Des règles et attentes imprécises, ambiguës et floues pourraient renforcer des sentiments de culpabilité ou de mécontentement des collaborateurs, et pourrait même provoquer des comportements de déresponsabilisation - tout le contraire de ce vous voulez.

 

Les rituels et les habitudes donnent le rythme

L’organisation étant la colonne vertébrale, les rituels seront les battements de cœur. On distingue généralement les rituels formels (vos réunions d’équipe, stand-up, 1-to-1) des rituels informels (pause-café, anniversaire, incentives).

Nous vous conseillons de trouver des alternatives virtuelles à tous ces moments, et de ne pas en faire l’économie à cause de la distance. Dans certains cas il faudra même intensifier certains rituels, surtout si vos collaborateurs ne maîtrisent pas encore tous les aspects du métier, s’il règne une ambiance conflictuelle au sein de l’équipe, ou si la charge de travail est très importante.

Et quant aux rituels informels, laissez libre cours à l’imagination de vos collaborateurs, ils prendront spontanément des nouvelles de leurs collègues. Si ce n’est pas le cas, veillez à initier des actions pour éviter que certains collaborateurs ne se sentent isolés.

Les rituels d’équipe sont le moyen le plus efficace dont nous disposons pour « rythmer » les efforts collectifs. Ils permettent de se recentrer sur les priorités, de s’accrocher à la dynamique collective, de se sentir soutenu et reconnu, de se redonner de l’énergie face à un objectif partagé.

 

La sécurité et la santé, les conditions de base

Plus que jamais, ces conditions primaires sont présentes dans notre esprit et nos actions. Au-delà des risques de contagion, nous voulons souligner quelques autres aspects qui mériteraient une attention particulière.

Nos « home office » ne sont pas prévus pour un travail à temps plein, il serait intéressant qu’avec votre conseiller en Prévention, vous donniez les bons réflexes de l’ergonomie : des postures correctes, l’importance de l’air frais et un apport de lumière naturelle.

Le bien-être physique est déjà bien adressé par les réseaux sociaux: sessions de sport, alimentation saine, l’importance du repos et de la déconnexion…

Nous voulons surtout attirer l’attention sur la charge psychosociale liée au confinement, au manque de relations sociales pour les uns, à la charge familiale à temps plein pour les autres. Au-delà des bons conseils et des témoignages de sympathie, il peut se révéler nécessaire d’organiser une assistance psychologique virtuelle pour les personnes éprouvant des difficultés particulières.

Le fait de pleinement reconnaître toutes les difficultés occasionnées par cette situation forcée, de vous montrer empathique et de mettre en place des « soupapes » de stress, aura un effet bien plus durable sur l’engagement de vos collaborateurs. Cela envoie le message implicite « dans la difficulté, vous pouvez compter sur nous ».

 

Le leadership situationnel, la preuve d’agilité

Tous les collaborateurs ne gèrent pas aussi bien cette autonomie imposée. Seul les travailleurs expérimentés et bien connectés dans l’entreprise sauront traverser cette période sans perdre en qualité de prestations. Pour les collaborateurs profitant déjà d’une longue expérience au sein de votre entreprise, nous vous conseillons de lever un maximum de contraintes organisationnelles pour qu’ils puissent focaliser leur attention sur les projets prioritaires.

Pour les collaborateurs ayant une ancienneté intermédiaire, assurez-vous de leur rappeler les priorités de la semaine, et de leur offrir votre aide pour accompagner des tâches plus complexes. Ils seront aussi un excellent relais pour s’occuper des collaborateurs plus inexpérimentés !

Veillez à ce que les nouveaux collaborateurs aient -idéalement- plus d’une personne de référence qui les forme, pour répartir la charge sur plusieurs personnes. Offrez-leur une « étoile » de coaching !

En présentiel, vous pouvez observer la communication non-verbale pour adapter votre style managérial aux besoins des collaborateurs, à distance, il y a lieu de conscientiser cette approche et d’en parler avec votre équipe. Vous éviterez des sentiments de frustration collectifs !

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