78% des salariés reçoivent encore leurs fiches de paie sur papier

Auteur: Partena Professional
Temps de lecture: 2min

Envie d’abandonner le papier et de passer au digital ?

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Le secrétariat social Partena Professional a noté qu’environ 80.000 employés affiliés sont passés aux fiches de paie numériques. C'est ce qui ressort des données de leurs employeurs affiliés. Toutefois, pas moins de 78% de ses membres reçoivent encore les fiches de paie sur papier. Alors que nous sommes dans l’ère du numérique, l'administration électronique de la paie ne s’avère donc pas encore évident.

Un long chemin à parcourir

 

Malgré la numérisation en profondeur d'une grande partie de l'administration, comme la facturation électronique et les opérations bancaires, l'administration des salaires accuse du retard. Le secrétariat social Partena Professional a constaté que plus de 78% des membres reçoivent encore une fiche de paie sur papier. Cependant, une fiche de paie électronique est la meilleure option pour plusieurs raisons : non seulement le papier et l’envoi sont économisés, rendant l’administration plus écologique, mais c’est aussi plus rapide et moins coûteux. De plus, on peut consulter ses données administratives à tout moment.

D’où provient ce retard ?

 

Partena Professional offre aux employeurs l'option numérique pour les documents salariaux, mais le chemin à parcourir est encore long. Chaque transition demande du temps et, dans ce cas-ci, un certain nombre de conditions fonctionnelles doivent être remplies. Wim Demey : « L'accès à Internet est bien sûr fondamental. Aujourd'hui, 86% des ménages belges disposent d'internet [données Statbel]. Il y a donc encore 14% des ménages pour lesquels une fiche de paie électronique ne serait pas une bonne solution. »

Comment effectuer la transition ?

 

Outre les conditions fonctionnelles, un certain nombre de conditions légales sont également à prendre en compte. La loi est claire : les fiches de paie mensuelles, les comptes individuels annuels et les relevés d'impôts peuvent être envoyés et conservés électroniquement. Le passage vers ces documents électroniques nécessite toutefois quelques étapes :

  • L'employeur conclut un accord avec un fournisseur de plateforme numérique reconnu, qui stocke les documents salariaux des employés et les met à leur disposition aussi longtemps que la loi l’indique.
  • Chaque employé accepte individuellement et par écrit le passage du papier au numérique.
  • Le règlement du travail doit être modifié et contenir les accords conclus au sujet des documents de salaire électroniques.
  • L'employeur est tenu de conserver tous les documents, du moins de façon numérique et, si désiré, sur papier.

En avant donc vers plus de simplifications

« Alors que la digitalisation est en haut de l’agenda politique, la loi n’oblige pas encore de recevoir les fiches de paie en format digital et elle ne changera probablement pas encore demain. Cependant, en vue de gains économiques, écologiques, et de confort, il est important que les employeurs et les employés prennent les devants. »

Wim Demey, CICP Manager