Voyage d’affaires à l’étranger de plus de 30 jours – remboursement de frais

Lorsqu’un travailleur (ou un  dirigeant d’entreprise) effectue un séjour professionnel à l’étranger, les dépenses réalisées lors de ce séjour sont en principe à charge de l’employeur.

Diverses circulaires fiscales ont déjà précisé les conditions à respecter pour que ces dépenses puissent être considérées comme étant des dépenses propres à l’employeur et ne pas être imposables dans le chef du travailleur lorsque le séjour professionnel à l’étranger ne dépasse pas 30 jours (Infoflash du 16.05.2013).

Par la circulaire du 10 octobre 2013, l’Administration fiscale règle la question de savoir si et à quelles conditions les frais exposés par un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) lors d’un séjour professionnel à l’étranger de plus de 30 jours peuvent être considérés comme des frais propres à l’employeur et ne pas être imposables.

Jusqu’à présent, lorsque le séjour professionnel dépassait 30 jours calendrier, les dépenses effectuées lors de ce séjour ne pouvaient être considérées comme des remboursements de frais propres à l’employeur que si ces remboursements étaient justifiés sur la base de documents probants. Le service des Décisions anticipées acceptait toutefois que les indemnités journalières forfaitaires du SPF Affaires étrangères soient également considérées comme des frais propres à l’employeur : il fallait se baser sur les forfaits moins élevés pour « agents en poste à l’étranger ».

La nouvelle circulaire confirme la position du Service des Décisions Anticipées. L’Administration fiscale admet que pour un séjour professionnel de plus de 30 jours à l’étranger, des indemnités forfaitaires journalières puissent être octroyées en remboursement des frais occasionnés par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) et être exonérées d’impôt.

Ce régime est applicable uniquement aux personnes qui perçoivent des rémunérations de travailleurs ou de dirigeants d’entreprise.

Les indemnités de séjour forfaitaires journalières octroyées en remboursement de frais exposés par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) lors d’un séjour professionnel à l’étranger dépassant 30 jours calendrier successifs peuvent être considérées comme des dépenses propres à l’employeur  à condition que :

• le montant maximum de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières ne dépasse pas le montant de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière déterminé par pays pour les fonctionnaires « en poste » à l’étranger (voir liste des pays) par le SPF Affaires étrangères, étant entendu que le montant de 37,18[i] € peut encore être appliqué. Si les indemnités de séjour forfaitaires journalières sont plus élevées que les montants repris dans cette liste, elles devront en principe être considérées comme des rémunérations imposables[ii] ;
• l’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à maximum 24 mois ;
• l’attribution ou le paiement cesse si le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) s’établit définitivement à l’étranger.

Il faut que le séjour à l’étranger soit de longue durée, c’est-à-dire de plus de 30 jours calendrier successifs (mais avec un maximum de 24 mois) dans le cadre d’une même mission à caractère professionnel. Les prolongations de séjour à l’étranger effectuées volontairement par le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) ne sont pas à comptabiliser dans le calcul de ces 30 jours.

Le montant de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières est censé couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses.

Par menues dépenses, on entend, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination (bus, tram, métro, taxi), les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires.

Les indemnités ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour.

Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas et/ou menues dépenses, le montant des indemnités de séjour forfaitaires journalières  doit être diminué de :

• 15% pour le petit-déjeuner,
• 35% pour le repas de midi,
• 45 % pour le repas du soir,
• 5% pour les menues dépenses.

Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré  comme un remboursement de frais non imposable pour chaque jour entier d’absence (c’est-à-dire une journée entre deux nuits en mission à l’étranger).

Pour les jours de départ et de retour de séjour à l’étranger, le montant de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière doit être divisé en 2. On n’applique alors pas les diminutions sous forme de % dont question ci-avant.

Le travailleur A est envoyé en mission par son employeur à Rome.

Il part le 10 novembre 2013 et revient le 13 décembre 2013.

Sa mission à Rome dure plus de 30 jours calendrier successifs.

Il a droit à une indemnité de séjour de 1881 € :

• Jour du départ : 10 novembre 2013 : 57 € : 2 = 28,5 €
• Séjour : 11 novembre au 12 décembre 2013 : 57 € x 32 =1824 €
• Jour du retour en Belgique : 13 décembre 2013 : 57 € : 2 =  28,5 €

• Lorsque le voyage d’affaires à l’étranger s’effectue dans plusieurs pays, c’est le montant de l’indemnité forfaitaire journalière attachée à l’endroit où a eu lieu la dernière nuitée qui détermine celle de la journée suivante.
• Si l’employeur octroie des chèques-repas pour indemniser les frais de repas exposés pendant le séjour à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant du chèque-repas (maximum 5,91 €/chèque-repas) doit être déduite du montant de l’indemnité forfaitaire journalière.
• L’employeur ne peut pas combiner l’octroi des indemnités de séjour forfaitaires journalières avec un remboursement des frais de repas et de menues dépenses sur base justificatives.
• Les indemnités de séjour forfaitaires journalières ne peuvent pas être cumulées avec l’avantage octroyé aux travailleurs belges occupés dans un pays situé en-dehors de l’Europe n’ayant pas conclu de convention préventive de double imposition avec la Belgique. Cet avantage consiste en une déduction pour frais professionnels de 30%.

Le Moniteur belge du 6 mai 2013 a publié l’Arrêté Ministériel du 16 avril 2013 portant l’établissement d’indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales ainsi qu’une liste exhaustive, par pays, des indemnités forfaitaires et applicable à partir du 1er avril 2013.

La liste, par pays, de ces indemnités forfaitaires journalières (catégorie 2) est consultable via ce lien.

Source : circulaire n°Ci.RH.241/609.972 (AGFisc n°38/2013) du 10.10.2013.

[i] Les indemnités forfaitaires allouées par l'employeur pour des voyages de service à l'étranger sont considérées comme des remboursements de frais propres à l’employeur et ne sont donc pas imposables lorsqu’elles ne dépassent pas 37,18 € par jour. Elles peuvent dans ce cas être octroyées sans pièce justificative.

Si ces indemnités dépassent 37,18 € par jour, elles peuvent néanmoins être considérées comme un remboursement de frais propres à l’employeur lorsque leur montant est justifié par des circonstances propres au pays où la mission est effectuée.

[ii] L’octroi d’une indemnité de séjour plus élevée tout en étant non imposable reste néanmoins possible à condition que l’employeur apporte la double preuve que :

• L’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
• Que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

Auteur : Anne Ghysels

19-11-2013