Vacances annuelles – Comment fixer les périodes de vacances ?

Dans notre premier Infoflash consacré aux vacances annuelles, nous vous avions rappelé les règles relatives aux modalités d’attribution des jours de vacances. Nous nous penchons à présent sur la procédure de fixation des périodes de vacances.

Les dates de vacances au sein d’une entreprise peuvent être fixées, soit de manière collective (pour l’ensemble du personnel) en cas de fermeture de l’établissement, soit de manière individuelle par un accord entre l’employeur et chaque travailleur.

Hormis le cas où une décision particulière a été prise en commission paritaire, la fixation des dates de fermeture collective doit résulter d’une décision du conseil d’entreprise. A défaut de conseil d’entreprise ou de décision prise par lui, les périodes de fermeture collective seront fixées par un accord entre d’une part, l’employeur et d’autre part, la délégation syndicale ou, à défaut de celle-ci, les travailleurs.

L’accord peut également, le cas échéant, porter sur l’utilisation du solde des jours de congé qui n’aurait pas été pris pendant la fermeture.

La date de fermeture collective de l’entreprise est une mention obligatoire du règlement de travail. A ce titre et dès qu’un accord est intervenu sur la fixation des dates de vacances collectives, l’employeur doit l’afficher, en remettre une copie aux travailleurs et communiquer un exemplaire à la direction du contrôle des lois sociales du ressort de l’entreprise.

Une fois les congés fixés pour l’ensemble du personnel, le travailleur ne peut plus opter pour une autre période de vacances.

=> Concernant les travailleurs de l’entreprise qui n’ont pas (ou plus) droit à des congés payés ou à un nombre suffisant de jours de congé pour couvrir toute la période de fermeture collective, voyez le prochain Infoflash consacré aux vacances annuelles.

En l’absence d’accord collectif, la fixation des jours de congé découlera d’un accord individuel entre l’employeur et le travailleur. Si l’employeur peut invoquer les nécessités de fonctionnement de service de l’entreprise pour refuser une période de congé, il doit en tout état de cause respecter les règles d’attribution prévues par la réglementation (voyez, à ce sujet, le premier Infoflash consacré aux vacances annuelles). Ni l’employeur ni le travailleur ne peut donc imposer de manière unilatérale la date des vacances.

=> A cet égard, il a été jugé qu’un travailleur commet un acte d’insubordination qui peut être constitutif d’un motif grave justifiant le licenciement immédiat sans préavis, ni indemnité, s’il ne tient pas compte du refus clairement exprimé de son employeur de lui octroyer une période de vacances aux dates qu’il a fixées de manière unilatérale.

Le travailleur ne commet, en revanche, aucune faute lorsque, en l’absence de réaction à la demande qu’il avait introduite dans les délais, il prend ses vacances aux dates annoncées. Dans pareille hypothèse, il existe en effet une présomption d’accord dans le chef de l’employeur, permettant au travailleur de prendre ses vacances sans que son absence au travail puisse être considérée comme un acte d’insubordination.

Afin d’éviter toute contestation sur la fixation des jours de vacances, il est vivement recommandé de prévoir dans le règlement de travail en vigueur dans l’entreprise la procédure à suivre par le travailleur pour demander une période de congé (par exemple, demande à introduire par écrit préalablement dans un délai raisonnable fixé dans le règlement de travail). L’employeur veillera en outre à consigner dans un écrit son (dés)accord  sur les dates de congé demandées.

En cas de désaccord persistant, il peut être fait appel à l’Inspection sociale, voire au tribunal du travail qui tranchera l’affaire en référé (procédure rapide).

Sources : Arrêté royal du 30 mars 1967 déterminant les modalités générales d’exécution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés, M.B. 11 août 1967 ; F. Verbrugge, Guide de la réglementation sociale pour les entreprises, Secrétariat social d’entreprises Partena, Editions Kluwer, 2013.

Auteur : Catherine Legardien

14-06-2013