Remboursements de frais pour les travailleurs : quatre étapes

Auteur: Yves Stox
Temps de lecture: 3min
Date de publication: 13/08/2018 - 13:19
Dernière mise à jour: 03/04/2019 - 13:04

Comme vous avez pu le lire dans les journaux la semaine passée, le remboursement de frais était à la base d’un conflit entre une grande entreprise belge et le fisc. Un certain nombre de vos travailleurs bénéficient d’une indemnisation forfaitaire des frais engagés. Devez-vous mettre fin à cet octroi ou abandonner l’idée d’introduire un système de dédommagement de frais ? Non. Préparez-vous à un contrôle de la part du fisc et de l’ONSS. Parcourons ensemble les actions à entreprendre pour renforcer le système existant dans le cadre d’un dispositif cohérent et transparent.

Plan par étapes

Le plan compte quatre étapes simples et logiques.

Première étape - Déterminez les catégories de travailleurs entrant en ligne de compte

Tenez compte de la nature et du niveau des différentes catégories de travailleurs au sein de votre entreprise. Tous les travailleurs n’entrent pas en ligne de compte pour un remboursement forfaitaire des frais engagés.

Deuxième étape - Déterminez les éléments entrant dans le champ d’application de l’indemnisation forfaitaire

De préférence, un remboursement forfaitaire au niveau des frais engagés se compose d’un certain nombre d’éléments différents. Citons à titre d’exemple les frais relatifs au télétravail ou l’utilisation d’une voiture de société.

Troisième étape – Déterminez le montant du remboursement forfaitaire

Tenez compte des montants de référence fixés par l’ONSS et des rulings élaborés par le fisc. Tenez également compte du niveau de la fonction du travailleur et du montant de sa rémunération.

Quatrième étape - Introduction

Il est conseillé d’introduire le remboursement de frais forfaitaire en établissant une politique d’entreprise et en concluant une annexe au contrat de travail.

Rien de vous empêche de demander au fisc un ruling mais sachez qu’un tel accord n’est pas toujours un must.

Au travail

Verser des remboursements de frais pour augmenter rapidement et facilement la rémunération nette de vos travailleurs ? Attention, les apparences sont parfois trompeuses. Un remboursement forfaitaire est soumis à un certain nombre de règles concernant l’objectif et le montant. Le remboursement de frais doit correspondre à la réalité. Nous vous déconseillons de recourir à ce système pour octroyer un petit extra à vos travailleurs. L’indemnité sert à couvrir les frais professionnels du travailleur.

Veillez à ce que votre système soit cohérent et transparent. Non seulement vis-à-vis des autorités publiques mais également vis-à-vis de vos travailleurs. Cela vous permettra de développer une politique du personnel à part entière.

Plus d’informations ?

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Auteur : Yves Stox

29-08-2017

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