Quetion à un expert: A partir du 1er janvier 2016, les titres-repas électroniques sont obligatoires, quelles sont les conséquences pour l’employeur et pour le travailleur?

Auteur: Bénédicte Pissoort
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A l’heure actuelle, et ce depuis le 1er janvier 2011, l’employeur et le travailleur ont le choix entre les chèques repas version papier ou version électronique. Dans le cadre d’une simplification administrative et afin de réduire un certain nombre de coûts, les titres-repas papier sont appelés à disparaître à partir du 1er janvier 2016. Le passage aux chèques repas électroniques sera donc obligatoire pour tout le monde dès le début de l’année 2016.

Comment fonctionne les chèques repas électroniques ?

Comme les chèques repas « papier », ils ne peuvent être utilisés que pour le paiement d’un repas ou pour l’achat d’aliments prêts à la consommation.

Les chèques repas électroniques fonctionnent selon le même principe que les chèques repas « papier », à la différence que les titres-repas électroniques ne sont pas délivrés aux travailleurs en mains propres, ils sont enregistrés sur un compte titre-repas géré par un éditeur agréé. Le paiement s’effectue alors au moyen d’une carte électronique pouvant être utilisée avec un terminal de paiement. Après avoir effectué le paiment, le compte titre-repas du travailleur est débité du montant payé.

Afin de procéder aux adaptations nécessaires et de lancer une campagne d’information, une phase transitoire est prévue. La durée de validité des chèques repas « papier » sera progressivement réduite, les derniers titres-repas papiers délivrés aux travailleurs seront ceux qui se rapportent aux prestations du mois de septembre 2015.

Ce qui veut dire, qu’à partir du 1er octobre 2015, chaque travailleur devra être en possession de sa carte de titres-repas électroniques. Les chèques repas « papier » émis en 2015 ne seront valables que jusqu’au 31 décembre 2015.

Au 31 décembre 2015, plus aucun titre-repas ne sera donc valable. Toutefois, le commerçant pourra encore renvoyer les derniers chèques repas émis à l’émetteur avant le 31 mars 2016 pour être remboursé.

Quelles sont les conséquences de ce changement pour l’employeur?

L’octroi des titres-repas par l’employeur à son travailleur est une forme alternative de rémunération pour motiver son travailleur étant donné l’exonération sociale et fiscale pour autant que les conditions suivantes soient remplies :

  1. Octroi par convention collective ou convention individuelle écrite
  2. Octroi d’un titre-repas par jour de travail effectivement presté
  3. Intervention patronale de 5,91 EUR maximum
  4. Intervention du travailleur à concurrence de 1,09 EUR au moins
  5. Durée de validité limitée (12 mois) et mentions obligatoires
  6. Titres-repas nominatifs

A défaut de répondre à toutes ces conditions, les titres-repas sont considérés comme une rémunération passible de cotisations sociales et imposés fiscalement dans le chef du travailleur.

Le titre-repas électronique devra répondre aux mêmes conditions énumérées ci-dessus mais devra également remplir d’autres conditions supplémentaires :

  • mention sur la fiche de paie du travailleur du nombre de titres-repas sous forme électronique et leur montant brut diminué de la quote-part personnelle du travailleur
  • le travailleur doit avoir la possiblité de vérifier le solde ainsi que la durée de validité de ceux-ci
  • les titres-repas ne peuvent être utilisés que par un éditeur agréé
  • gratuité pour le travailleur, ce qui veut dire que l’utilisation des titres-repas électroniques ne peut entrainer des coûts pour le travailleur sauf en cas de perte ou de vol de la carte. En cas de perte ou de vol de la carte de paiement électronique dû à une négligence du travailleur, le responsablité du travailleur est pleinement engagée. Il supportera seul le coût du support de remplacement.

A l’heure actuelle, il est encore possible pour l’employeur et le travailleur de choisir entre la version « papier » et « électronique » et ce jusque fin septembre 2015. Ce choix doit être réglé par convention collective d’entreprise ou par convention individuelle.

Le choix étant réversible, les modalités de réversibilité de ce choix ainsi que les modalités et les délais de changement du mode de paiement des titres-repas doivent être fixés par la convention collective d’entreprise ou par le règlement de travail (lorsque l’octroi est régi par une convention individuelle).

Au 1er octobre 2015, plus aucun choix ne sera possible. Toutefois, il restera à l’employeur, n’étant pas encore passé aux chèques repas électroniques, de faire signer un avenant au contrat de travail à son travailleur dans lequel il devra préciser le passage aux chèques repas électroniques, lorsque l’octroi des titres-repas est prévu par une convention individuelle.

L’avenant devra également reprendre les modalités d’octroi de ceux-ci ainsi que les conditions et modalités de l’intervention du travailleur dans le coût du support de remplacement.

Les entreprises qui octroient déjà des titres-repas papier sur la base d'une CCT d'entreprise et qui souhaitent passer à la variante électronique devront donc refaire une nouvelle convention collective de travail, signée par l’employeur et par la délégation syndicale ou par un permanent syndical et déposée à nouveau au greffe de la Direction générale Relations collectives du travail du SPF Emploi.

La nouvelle CCT d’entreprise reprendra également les modalités d’octroi des titres-repas électroniques et la reponsabilité du travailleur en cas de vol ou de perte de la carte de paiement.

Quels sont les avantages pour les travailleurs?

Pour les travailleurs, le sytème électronique est plus facile car plus rapide et plus sûre. Il présente moins de risques en cas de vol ou de perte et permet d’offrir une garantie contre les chèques qui n’auraient pas été utilisés.

Le travailleur ne doit également pas se préoccuper de la validité du chèque car le sytème s’en charge automatiquement. A tout moment, le travailleur pourra consulter sur internet ou sur le terminal de paiement le solde restant.

Auteur : Bénédicte Pissoort

30-06-2015