Préparez-vous au nouveau règlement général sur la protection des données et évitez de lourdes amendes

Le 27 avril 2016, l’Union européenne a promulgué le nouveau règlement général sur la protection des données. À partir du 25 mai 2018, ce règlement sera directement applicable à tous les États membres et à toutes les entreprises.

Le nouveau règlement offre à tous les individus une protection élargie en matière de traitement des données à caractère personnel par des entreprises, des organisations, ...

Par données à caractère personnel, il faut entendre toute information concernant une personne physiques permettant d’identifier cette personne directement ou indirectement (p. ex. : nom, données de localisation, physiologie physique, identité économique, culturelle ou sociale, ...).

La loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel prévoit déjà un certain nombre d’obligations à respecter par les employeurs qui enregistrent ou traitent des données à caractère personnel de leurs travailleurs. Le nouveau règlement général sur la protection des données élargit et renforce ces obligations.

En outre, la Commission vie privée se voit conférer un pouvoir de contrôle plus important ; en effet, elle pourra infliger de lourdes sanctions financières en cas de non-respect des obligations susmentionnées.

Si, en tant qu’employeur, vous traitez des données à caractère personnel de vos travailleurs (p. ex. : évaluation et suivi de votre personnel, archivage électronique des données des postulants, surveillance par caméra au travail, système de suivi et de traçabilité installé dans les voitures de vos collaborateurs, ...), il est grand temps de vous préparer au règlement général sur la protection des données.

Voici un aperçu succinct des principales obligations qui vous incomberont en tant qu’employeur dans le cadre du règlement général sur la protection des données :

Le législateur belge dispose de la possibilité d’affiner et de renforcer ces mesures.

La Commission vie privée se chargera de vérifier si l’employeur respecte le règlement général sur la protection des données. Elle pourra demander toute information nécessaire à l’exercice de ce pouvoir de contrôle. Elle pourra donner des avertissements, demander d’effectuer des rectifications dans un certain délai, ...

La Commission vie privée pourra également infliger des amendes administratives.  En cas de non-respect de vos obligations en tant que responsable du traitement, l’amende administrative peut  s’élever jusqu’à 20 millions EUR ou, pour une entreprise, jusqu’à 4% du chiffre d'affaires annuel mondial total de l'exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu. Il sera toutefois tenu compte de la situation concrète et d’éventuelles circonstances atténuantes.

Les modalités relatives à l’application de ces nouveaux pouvoirs par la Commission vie privée n’ont pas encore été fixées.

Il est important de vous préparer sans plus tarder. Voici quelques-unes des actions à entreprendre :

• Dressez une liste des domaines dans l’entreprise qui traitent des données à caractère personnel et vérifiez si ceux-ci sont conformes au règlement général sur la protection des données ;
• Faites l’inventaire des catégories de données à caractère personnel que vous traitez (qui - quoi - où)
• Dressez une liste des différents documents dans le cadre des relations sur le plan du droit du travail : surveillance par caméra, règlement de travail, ... et vérifiez si ces documents sont conformes au règlement général sur la protection des données.
• Etc.

La Commission vie privée a prévu un manuel qui vous aide à vous préparer en 13 étapes. Vous trouverez ce manuel sur le site internet : www.privacycommission.be, rubrique « Règlement général sur la protection des données ».

Auteur : Katia De Wilde

06-07-2017