Indemnités forfaitaires pour les frais de séjour qui s’inscrivent dans le cadre de déplacements effectués en Belgique : nouvelles règles depuis le 1er septembre 2017

Un employeur du secteur privé peut se baser sur les indemnités de séjour octroyées aux fonctionnaires fédéraux pour rembourser aux travailleurs les frais de séjour des déplacements effectués en Belgique. Les règles d’octroi et les montants de ces indemnités de séjour ont été adaptés le 1er septembre 2017. Le SPF Finances a récemment publié une circulaire contenant un certain nombre de précisions concernant l’impact de cette modification pour le secteur privé.

Principe

Les indemnités forfaitaires versées par l’employeur à titre de remboursement des frais de séjour engagés par un travailleur au cours de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant ne dépasse pas les indemnités octroyées par l’État au personnel des autorités publiques fédérales. En effet, ces indemnités sont considérées comme une « norme sérieuse ».

Les conditions relatives à l’octroi d’indemnités de séjour aux fonctionnaires fédéraux ont été modifiées en 2017. Le SPF Finances a récemment publié une circulaire qui commente l’impact de cette modification pour le secteur privé.

Indemnités de séjour jusqu’au 31 août 2017

Jusqu’au 31 août 2017, les employeurs du secteur privé pouvaient se baser sur les indemnités de séjour octroyées aux fonctionnaires du niveau le plus élevé pour le paiement d’indemnités de séjour exonérées d'impôt dans le cadre de voyages de service effectués en Belgique. Le montant de ces indemnités devait être fixé en tenant compte du nombre réel de déplacements et des exigences de durée minimale des déplacements effectués qui s’appliquaient pour les fonctionnaires fédéraux.

Les montants suivants s’appliquaient depuis le 1er juillet 2017 :

(*) Ce montant maximal était également valable pour les déplacements d'une durée ininterrompue de plus de 5 heures à moins de 8 heures qui comprennent entièrement la 13e et la 14e heure.

Les indemnités figurant dans ce tableau étaient censées couvrir les repas et les boissons pour les prestations fournies en dehors de l’entreprise mais pour le compte de celle-ci.

Indemnités de séjour depuis le 1er septembre 2017

Les conditions relatives à l’octroi d’indemnités de séjour au personnel des autorités publiques fédérales ont été renforcées le 1er septembre 2017. Les montants des indemnités de séjour ont également été adaptés. Ces modifications ont un impact sur les indemnités de séjour pouvant être octroyées par un employeur qui relève du secteur privé. Depuis le 1er septembre 2017, la distinction suivante s’opère au niveau des indemnités pour les frais de séjour engagés en Belgique.

Indemnité journalière forfaitaire pour les frais de repas

Un travailleur ne peut prétendre à une indemnité forfaitaire journalière pour les frais de séjour (repas) que si les conditions suivantes sont réunies :

• le déplacement dure au moins 6 heures (la durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu’au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile) ;
• le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers ;
• le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage couvrant les frais de repas.

Depuis le 1er septembre 2017, le montant de l’indemnité forfaitaire journalière s’élève à 16,73 EUR.

Si l’employeur octroie des titres-repas pour indemniser les frais de repas lors de voyages de service en Belgique, l’intervention patronale dans le titre-repas doit être portée en diminution de l’indemnité forfaitaire.

Indemnité forfaitaire mensuelle et indemnité forfaitaire mensuelle pour l’accès à internet et les frais téléphoniques

Si la fonction du travailleur implique des prestations régulières ayant lieu en dehors de l’entreprise (il s’agit généralement de travailleurs qui exercent une fonction itinérante), une indemnité forfaitaire mensuelle peut être octroyée, tout comme une indemnité forfaitaire mensuelle pour l’accès à internet et les frais téléphoniques.

L’indemnité forfaitaire mensuelle équivaut à un certain nombre de fois l’indemnité journalière. L’indemnité forfaitaire mensuelle ne peut toutefois jamais dépasser 16 fois l’indemnité forfaitaire journalière (267,68 EUR) pour une occupation à temps plein.

L’octroi de cette indemnité forfaitaire mensuelle n’est pas soumis aux conditions relatives à la durée (6 heures au minimum). Le déplacement ne peut donner lieu ni à une prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers, ni à tout autre avantage couvrant les frais de repas.

L’indemnité forfaitaire mensuelle pour l’accès à internet et les frais téléphoniques est plafonnée à 60 EUR pour une occupation à temps plein.

Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour les frais de séjour

En ce qui concerne les frais de séjour, il y a également une indemnité forfaitaire journalière complémentaire qui sert à couvrir les frais de logement. Cette indemnité est octroyée aux travailleurs qui doivent loger en Belgique hors de leur résidence dans le cadre de l’exercice de leur fonction.

Voici les conditions à respecter pour l’octroi de cette indemnité :

• le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du logement par l’employeur ou par un tiers ;
• le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.

Depuis le 1er septembre 2017, le montant de l’indemnité forfaitaire pour les frais de logement s’élève à 125,50 EUR par nuit.

Sources : Questions et réponses Chambre 2013-2014, n° 53-131, 574 ; Arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, M.B. 19 juillet 2017 ; Circulaire 2018/C/8 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale.

Auteur : Peggy Criel

02-02-2018