Etudiants : les formalités à accomplir par l’employeur ?

Auteur: Catherine Legardien (Legal Expert)
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La période des vacances d’été approche à grands pas et avec elle, resurgit la question de l’engagement d’étudiants.

L’occasion nous est ainsi donnée de rappeler les règles qui régissent l’occupation des étudiants.

Dans le cadre de ce premier Infoflash consacré à cette matière, nous examinons les formalités particulières à respecter lors de l’engagement d’un étudiant.

Vérification du contingent de 475 heures

Depuis le 1er janvier 2017, chaque étudiant dispose d’un contingent de 475 heures de travail par année civile durant lesquelles la rémunération octroyée pour ses prestations n’est pas soumise aux cotisations ordinaires de sécurité sociale mais uniquement à une cotisation de solidarité. Le 1er janvier de chaque année, l’étudiant dispose à nouveau d’un contingent complet de 475 heures de travail.

Ce contingent est repris dans un compteur, lequel est alimenté par le biais des déclarations DIMONA spécifiques « STU » que les employeurs sont tenus d’effectuer lorsqu’ils engagent un étudiant (voyez ci-dessous) et des déclarations trimestrielles des prestations (DmfA) introduites auprès de l’ONSS. Les déclarations DIMONA doivent notamment indiquer le nombre d’heures d’occupation par trimestre prévues dans le contrat d’occupation d’étudiant. Au fur et à mesure que les déclarations DIMONA sont effectuées, des heures de travail viennent ainsi en déduction du contingent de 475 heures.

Ce compteur relatif au contingent de 475 heures est consultable par l’étudiant via l’application en ligne « student@work » disponible sur le site Internet https://www.mysocialsecurity.be/student.

Concrètement, l’étudiant peut se connecter à cette application au moyen de sa carte d’identité électronique ou d’un token citoyen. L’application lui permet de consulter le nombre d’heures restantes du contingent de 475 heures, de vérifier les périodes de travail prévues dans le contrat d’occupation d’étudiant conclu avec un ou plusieurs employeur(s) et de vérifier le décompte des heures de travail.

L’employeur peut également être informé du nombre d’heures encore disponibles dans le contingent de 475 heures puisque l’étudiant peut, à partir de cette application, générer une attestation pour un employeur potentiel mentionnant, à une date précise, le nombre d’heures restantes dans le contingent de 475 heures. Cette attestation reprend par ailleurs un code (valable pendant 3 mois) qui permet à l’employeur de se connecter au compteur de l’étudiant et de connaître, au moment de la consultation, le nombre d’heures restantes.

Il est bien entendu vivement recommandé à l’employeur de demander cette attestation à l’étudiant avant de conclure un contrat et cela, afin de l’engager en parfaite connaissance de cause.

Important !

1. Les heures prestées en tant qu’étudiant (sous DIMONA « STU ») durant le 2ème trimestre 2020 (du 1er avril au 30 juin 2020) sont neutralisées. En d’autres termes, ces heures ne viennent pas en déduction du contingent de 475 heures.

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2. L'employeur qui veut déclarer un jeune à l'ONSS avec application de la cotisation de solidarité doit s'assurer que cette personne est effectivement étudiante. Il peut le faire par tous les moyens mais une simple déclaration sur l'honneur de l'étudiant  ou la production d'une (copie d'une) carte d'étudiant ne sera pas acceptée comme preuve suffisante par l'ONSS. Une (copie d'une) preuve/attestation d'inscription à une (haute) école ou à une université pour l'année scolaire ou académique en cours est toutefois suffisante. L'employeur ne doit pas fournir spontanément ces données à l'ONSS, mais en cas de discussion, il doit en tant qu'employeur pouvoir démontrer qu'il s'agit bien d'un étudiant.

Plus d’infos ? Cotisation de solidarité : prouvez le statut d’étudiant !

Conclusion d’un contrat d’occupation d’étudiant

L’engagement du jeune doit, en principe, faire l’objet d’un contrat d’occupation d’étudiant. Celui-ci doit être constaté par écrit pour chaque étudiant individuellement, au plus tard au moment de l’entrée en service.

Le contrat d’occupation d’étudiant est un contrat à durée déterminée. Il peut être conclu pour une durée maximum de 12 mois.

Le contrat d’occupation d’étudiant doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires et être établi en 2 exemplaires (1 pour l’étudiant, 1 pour l’employeur).

Attention !

  • Depuis le 1er janvier 2014, les 3 premiers jours de travail sont considérés d’office comme période d’essai.
  • Le contrat d’occupation d’étudiant est un document social ; à ce titre, il doit être conservé au lieu de travail où l’étudiant est occupé, pendant 5 ans à dater du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat.

Remise du règlement de travail

L’étudiant, comme tout autre travailleur régulier, doit recevoir le règlement de travail en vigueur dans l’entreprise. Lors de sa remise, l’employeur est tenu de faire signer un accusé de réception de celui-ci par l’étudiant.

Etablissement de la DIMONA

Après la conclusion du contrat d’occupation d’étudiant et au plus tard au moment où il débute ses prestations, l’employeur est tenu d’effectuer une déclaration immédiate de l’emploi (DIMONA). Celle-ci doit reprendre, outre les informations habituelles (date de l’entrée en service, diverses informations relatives au n° d’immatriculation de l’employeur à l’ONSS, au n° d’identification à la sécurité sociale du travailleur (N.I.S.S.), au n° de la carte d’identité sociale (S.I.S.) et au n° de la commission paritaire à laquelle ressort le travailleur), les données suivantes :

  • une indication relative à la qualité de l’étudiant ;
  • l’adresse du lieu d’exécution du contrat si cette adresse diffère de celle à laquelle l’employeur est inscrit auprès de l’ONSS ;
  • la date de fin d’exécution du contrat. Par conséquent, l’employeur ne doit pas, en principe, effectuer de déclaration de sortie à la fin des relations de travail ;
  • le nombre d’heures d’occupation par trimestre prévues dans le contrat d’occupation d’étudiant.

Souscription d’une police d’assurance contre les accidents du travail

Tous les étudiants qui travaillent, y compris ceux dont l’activité ne doit pas être déclarée à l’ONSS, et les employeurs qui les occupent sont soumis à la législation relative aux accidents du travail.

L’employeur qui occupe des étudiants est donc tenu de le couvrir par une assurance « accidents du travail » pour toute la période d’occupation.

Examens médicaux

Certains étudiants sont obligatoirement soumis, avant leur entrée en service, à une évaluation de santé préalable auprès du conseiller en prévention-médecin du travail. Il s’agit des étudiants qui :

  • n’ont pas encore atteint l’âge de 18 ans au moment où débute leur occupation ;
  • effectuent un travail de nuit ;
  • ou sont occupés à des travaux présentant un risque spécifique pour leur santé.

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