Des éco-chèques électroniques non soumis à l’ONSS ?

Depuis le 1er janvier 2016, les éco-chèques peuvent également être délivrés sous format électronique. Le format électronique n’est pas une obligation : l’employeur a encore le choix de délivrer les éco-chèques sous format papier.

Moyennant respect de certaines conditions, les éco-chèques électroniques sont exonérés de cotisations ONSS.

Ces conditions d’exonération sont nombreuses. Elles concernent, soit uniquement les éco-chèques électroniques, soit également les éco-chèques papier.

1. Conditions d’exonération communes aux éco-chèques papier et électroniques

Ces conditions existaient déjà avant le 1er janvier 2016 mais ont été adaptées suite à la création des éco-chèques électroniques.

Pour pouvoir être exonéré de cotisations ONSS, l’éco-chèque (papier ou électronique) doit remplir les conditions suivantes :

• L’octroi de l’éco-chèque doit être prévu par une CCT conclue au niveau sectoriel ou de l’entreprise. Si une telle convention ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale, il faut établir une convention individuelle écrite ;
• La convention collective ou individuelle doit mentionner :

o   La valeur nominale maximum de l’éco-chèque avec un montant maximum de 10 € par éco-chèque ;

o   La fréquence de l’octroi des éco-chèques par année civile ;

Les éco-chèques électroniques sont censés être octroyés au travailleur au moment où son compte éco-chèques est crédité.

• L’éco-chèque ne peut être octroyé en remplacement ou en conversion d’une rémunération, de primes, d’avantages en nature ou d’un quelconque autre avantage ou complément passible ou non de cotisations sociales ;
• L’éco-chèque doit être délivré au nom du travailleur, cette condition étant censée remplie lorsque le nombre d’éco-chèques et le montant de ceux-ci apparaissent sur le compte individuel du travailleur ;
• L’éco-chèque doit mentionner clairement que :

o   sa période de validité est limitée à 24 mois à partir de la date de remise au travailleur ;

o   il ne peut être utilisé que pour l’achat de produits et services à caractère écologique repris dans la liste annexée à la CCT n°98 du 20 février 2009 ;

Ces mentions ne sont obligatoires que pour les éco-chèques papier. Pour les éco-chèques électroniques, la durée de validité commence à courir au moment où le montant est placé sur le compte éco-chèques du travailleur.

• les éco-chèques ne peuvent être échangés contre de l’argent, même en partie ;
• le montant total des éco-chèques octroyés ne peut pas dépasser 250 € maximum par travailleur.

2. Conditions spécifiques aux éco-chèques électroniques.

Outre les conditions communes aux éco-chèques électroniques et papier décrites ci-avant, les éco-chèques électroniques doivent encore remplir 5 conditions supplémentaires pour pouvoir être exonérés de cotisations ONSS :

• Le nombre des éco-chèques électroniques et leur montant brut doivent être mentionnés sur la fiche de paie (du ou des mois où ils sont attribués);
• Avant l’utilisation des éco-chèques électroniques, le travailleur peut vérifier de manière simple le solde et la durée de validité des éco-chèques qui lui ont été délivrés et qui n’ont pas encore été utilisés ;
• Le choix pour des éco-chèques électroniques est réglé par une CCT conclue au niveau de l’entreprise, éventuellement dans le cadre d’une CCT sectorielle. Si une telle convention ne peut pas être conclue en l’absence de délégation syndicale ou s’il s’agit d’une catégorie de personnel qui n’est habituellement pas visée par une telle convention, le choix pour les éco-chèques électroniques est réglé par un accord individuel écrit.

Pour les travailleurs qui ressortissent à la CP 322 (secteur intérimaire), le choix ne peut être réglé que dans le cadre d’une CCT sectorielle préalable.

• Les éco-chèques électroniques ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé conjointement par les Ministres compétents pour les affaires sociales, l’emploi, les indépendants et les affaires économiques. Des éco-chèques électroniques qui ont été émis par un éditeur dont l’agrément a été retiré ou rendu caduque restent valables jusqu’à la date d’expiration de leur durée de validité.
• L’utilisation des éco-chèques électroniques ne peut pas entrainer de coûts pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte dans les conditions à fixer par une CCT conclue au niveau du secteur ou de l’entreprise, ou par le règlement de travail lorsque le choix pour les éco-chèques électroniques est réglé par un accord individuel écrit. Ainsi, :

o   Si dans l’entreprise, tant des titres-repas électroniques que des éco-chèques électroniques sont accordés, le coût du support de remplacement en cas de vol ou perte ne peut pas être supérieur à la valeur nominale d’un titre-repas ;

o   Si dans l’entreprise, seuls des éco-chèques électroniques sont accordés, le coût du support de remplacement ne peut être supérieur à 5 €.

Tous les éco-chèques électroniques qui ne remplissent pas toutes les conditions susmentionnées sont considérés comme étant de la rémunération aux yeux de l’ONSS et doivent donc être assujettis aux cotisations patronales et personnelles de sécurité sociale.

3. Entrée en vigueur.

Ces conditions d’exonération de cotisations ONSS des éco-chèques électroniques sont entrées en vigueur le 1er janvier 2016.

Source : arrêté royal du 16 décembre 2015 introduisant les éco-chèques électroniques et fixant les conditions d’agrément et la procédure d’agrément pour les éditeurs, M.B. 24.12.2015.

Auteur : Anne Ghysels

12-01-2016