Chèques-cadeaux et cadeaux de fin d'année

A l’approche de la Saint-Nicolas et des fêtes de fin d’année, certaines entreprises souhaitent manifester leur sympathie à l’égard de leurs travailleurs par l’octroi de cadeaux ou chèques-cadeaux. Sous certaines conditions, ces cadeaux et chèques-cadeaux peuvent bénéficier d’un traitement social et fiscal avantageux.

Remarque : nous n’abordons dans le cadre du présent Infoflash que la question des cadeaux et chèques-cadeaux octroyés à l’occasion des fêtes de fin d’année.

I. Aspect social

En principe, les cadeaux et les chèques-cadeaux qu’une entreprise accorde à ses travailleurs constituent de la rémunération soumise aux cotisations de sécurité sociale.

Cependant, les cadeaux en nature, en espèces ou sous la forme de bons de paiement appelés " chèques-cadeaux " attribués à l’occasion de la Saint-Nicolas, de la Noël ou du Nouvel An sont exonérés de cotisations de sécurité sociale pour autant que leur montant annuel total ne dépasse pas 35 EUR par travailleur, majoré de 35 EUR par enfant à charge de ce travailleur (1). 

L'Office national de sécurité sociale (ONSS) considère qu'un enfant est à charge du travailleur lorsque ce dernier supporte effectivement la charge totale ou partielle de l'enfant.

En outre, selon les instructions générales de l’ONSS à l’égard des employeurs, le respect de ces conditions doit être jugé sur la base du système d’attribution mis en place par l’employeur et non sur la base du montant attribué à chaque travailleur. Ainsi, à titre d’exemple, si un employeur donne un cadeau ou chèque-cadeau de 100 EUR à chaque travailleur qu’il ait ou non des enfants à charge, tous les cadeaux ou chèques-cadeaux seront soumis aux cotisations de sécurité sociale  même si certains travailleurs ont deux enfants ou plus à charge. 

L'évaluation des cadeaux en nature se fait en fonction du prix payé par l'employeur, T.V.A. comprise.

Les chèques-cadeaux doivent en outre répondre aux conditions suivantes :

• ils ne peuvent être échangés qu’auprès d’entreprises qui ont conclu préalablement un accord avec les émetteurs de ces chèques ;  
• ils doivent avoir une durée de validité limitée à un an à compter de la date de remise au travailleur ;  
• ils ne peuvent être payés ni totalement ni partiellement en espèces au bénéficiaire.  

Si la valeur des cadeaux ou des chèques-cadeaux dépasse les montants mentionnés ci-dessus, les cotisations de sécurité sociale seront calculées sur la valeur totale.

II. Aspect fiscal

1. Dans le chef du travailleur

Les cadeaux ou chèques-cadeaux qui sont attribués par un employeur à ses travailleurs constituent en principe un avantage de toute nature acquis en raison ou à l’occasion de l’activité professionnelle. A ce titre, ils sont donc soumis à une retenue de précompte professionnel et à l’impôt.

Par exception à ce principe, certains avantages qualifiés « d’avantages sociaux ne sont pas imposables (et ne sont donc pas soumis au précompte professionnel)(2). Il s’agit d’avantages minimes qui sont alloués par l’employeur dans le but d’améliorer les rapports avec le personnel et de renforcer les liens de celui-ci avec l’entreprise (3).

Sont notamment considérés comme avantages sociaux :

• les cadeaux de circonstance octroyés en signe de reconnaissance ou de bienveillance dans des circonstances heureuses ou malheureuses qui n'ont pas de rapport direct avec l'activité professionnelle (exemples : jouets pour les enfants, petit cadeau lors d'une décoration, d'un jubilé) (4);
• les bons de paiement de quelque nature que ce soit - à l’exception des chèques-repas - (exemples : chèques-cadeaux, chèques-surprises, chèques-culture, chèque-lire, chèques-sport, bons d’achat,….) de faible valeur et qui sont attribués par une entreprise, aux membres de son personnel, dans un but social évident et non comme une rémunération proprement dite pour prestations fournies (5). 

 Le montant de 50 EUR peut servir de référence pour la notion d’avantage minime (6).

Remarque importante - Les cadeaux ou chèques-cadeaux qui remplissent les conditions pour être déductibles dans le chef de l'employeur sont également exonérés d’impôt pour le travailleur, même si la valeur de ces avantages dépasse 50 EUR (voir infra point 2).

2. Dans le chef de l’employeur

En principe, les avantages sociaux visés à l'article 38,11° CIR 92 qui sont octroyés par un employeur à ses travailleurs ne constituent pas des revenus professionnels déductibles dans son chef (7). 

Cependant, les cadeaux en nature, en espèces ou sous la forme de chèques-cadeau (chèques-surprises, chèques-lire, chèques-sport, chèques-culture, bon d'achat, etc.,) peuvent être déduits à titre de frais professionnels dans le chef de l'employeur si les conditions suivantes sont remplies (8):

1. tous les membres du personnel doivent bénéficier du même avantage ;
2. l'attribution doit se faire à l'occasion d'une ou de plusieurs fêtes ou événements annuels, comme la Noël, le Nouvel An, la fête de Saint-Nicolas, une fête votive en usage dans la profession concernée (notamment Saint-Eloi ou Sainte-Barbe), un anniversaire, etc. ;
3. le montant total attribué ne peut excéder un maximum de 35 EUR par an et par travailleur en cas de fêtes ou d'événements annuels. Ce montant est majoré de 35 EUR pour chaque enfant à charge du travailleur lorsque l'avantage est accordé à l'occasion de la fête de la Saint-Nicolas ou d'une autre fête ayant le même caractère social ;
4. les chèques-cadeaux ne peuvent être échangés qu'auprès d'entreprises qui ont conclu préalablement un accord avec les émetteurs de ces chèques. Ils doivent, en outre, avoir une durée de validité limitée à un an à compter de la date de remise au travailleur. Enfin, ils ne peuvent être payés ni totalement ni partiellement en espèces au bénéficiaire.

III. Cadeaux / chèques-cadeaux et compte individuel

Le compte individuel doit mentionner la valeur des cadeaux et chèques-cadeaux qui ont été accordés aux travailleurs à l'occasion des fêtes de fin d'année (9).

Nous invitons dès lors les employeurs affiliés au Secrétariat social Partena à communiquer à leur consultant payroll le montant desdits avantages.

Sources : (1) L’article 19, § 2, 4° de l’arrête royal du 28 novembre 1969 en matière de sécurité sociale ; (2) Article 38,11°CIR 1992 ; (3) Com.IR 92 n° 38/24 ; (4) Com.IR 92 n° 38/25 ; (5) Com.IR 92 n° 38/27 ; (6) Circulaire n° Ci.RH.242/554.090 (AFER 28/2002) dd.16.12.2002 ; (7) Article 53, 14° CIR 92 ; (8) Circulaire du 16.12.2002 susmentionnée ; (9) article 16, § 1er, 8° de l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux.

Auteur : Isabelle Caluwaerts - Patricia Weber

25-11-2014