SIRH : Le turbo de votre département RH

Un démarrage rapide avec le SIRH adéquat

Dans un monde des affaires qui évolue rapidement, il est essentiel d’appliquer une politique RH efficace. Tout comme une voiture de sport a besoin d’un moteur puissant pour être performante, un département RH moderne a besoin d’un système d’information des ressources humaines (SIRH) pour exceller. Dans cet article, nous expliquons comment sélectionner et introduire un SIRH en vue d’en tirer le maximum d’avantages. 

Pour démarrer de manière efficace et réellement valoriser un SIRH, la première chose à faire est cependant d’analyser les besoins nécessaires afin de s’assurer que la solution possède bien les fonctionnalités que nous recherchons. Dans cette optique, nous commencerons par dresser la liste complète de ces fonctionnalités ; voulons-nous toutes les mettre en œuvre ? Ou uniquement quelques fonctionnalités et modules de Soft RH ? 

Les avantages ? 

Tout comme un bon moteur permet d’obtenir des performances efficaces et fluides, un SIRH permet à votre organisation d’obtenir des gains d’efficacité considérables. Le système automatise les tâches de routine telles que le payroll et la gestion des congés, ce qui permet de gagner un temps précieux et de réduire le risque d’erreurs humaines. En outre, un SIRH offre des fonctionnalités de libre-service aux collaborateurs, ce qui leur permet de mettre à jour leurs données et de faire leurs demandes de congés sans que l’intervention du département RH ne soit nécessaire. La charge de travail des professionnels RH diminue et la satisfaction des collaborateurs augmente.

Par ailleurs, il n’y a plus qu’une seule source de vérité étant donné que les données RH de base sont centralisées. Imaginez que toutes vos données RH soient centralisées au même endroit, dans une base de données centrale regroupant toutes les données relatives aux performances. Grâce à cette centralisation, la cohérence et la précision des données sont garanties. Le nombre d’erreurs est donc réduit et la fiabilité des rapports générés, assurée. Les responsables RH ont facilement accès à ces données et les analysent pour identifier des tendances et modèles. Cela facilite la planification stratégique et le processus de prise de décision, ce qui est crucial pour le succès de votre organisation.

Comment la mettre en œuvre ?

Suivez la feuille de route de Partena Professional et vous ne manquerez aucune étape et serez certain à 95% de réussir votre projet dans les limites de son champ d’application, de ses délais et de son budget. 

1. L’identification des besoins et des exigences

   La première étape de la mise en œuvre d’un SIRH consiste à identifier les besoins et exigences spécifiques de votre organisation. Cette étape commence par l’identification des processus RH actuels, ainsi que des points d’inefficacité et obstacles. Il est important de recueillir l’avis des différentes parties prenantes au sein de l’organisation, notamment les responsables RH, les collaborateurs du payroll et les spécialistes informatiques. Par le biais d’ateliers, d’entretiens et d’enquêtes, obtenez un aperçu clair des besoins et des attentes. Grâce à ces informations, vous serez en mesure d’établir une Request For Proposal (RFP).

2. L’établissement d’une RFP

   Établir une RFP est une étape cruciale dans le processus de sélection d’un SIRH. Dans la RFP, détaillez les besoins de votre organisation et les attentes qu’elle a vis-à-vis du système. Ce document doit, entre autres, contenir des spécifications techniques, des exigences fonctionnelles et des Service Level Agreements (SLA). En outre, il est important d’y inclure des critères pour l’évaluation des différents prestataires. La RFP est ensuite envoyée aux fournisseurs sélectionnés, qui pourront rédiger une proposition sur cette base.

3. La sélection de la meilleure solution

   Une fois les propositions des différents fournisseurs reçues, l’étape de l’évaluation peut débuter. Les propositions soumises sont alors évaluées sur la base des critères établis dans la RFP. Pour évaluer les propositions, veillez à constituer une équipe pluridisciplinaire composée de professionnels RH, de spécialistes informatiques et d’autres parties prenantes concernées. Outre les aspects techniques et fonctionnels, il est également important de tenir compte de l’expérience et de la réputation du fournisseur. Après une évaluation approfondie et éventuellement quelques démonstrations des systèmes, choisissez la meilleure solution, celle qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

4. La planification et la préparation

   Dès que le choix est fait, passez à la planification et à la préparation de la mise en œuvre du SIRH. Il s’agit là d’établir un plan de projet détaillé avec une description des différentes phases, des étapes à franchir et des responsabilités. Dans l’idéal, vous avez déjà réfléchi à la question lorsque vous avez établi votre RFP et vous pouvez donc également interpeler le fournisseur potentiel sur ces points. 

   Ici aussi, il est important de constituer une équipe de projet composée de collaborateurs tant du département RH que du département informatique, accompagnés de consultants externes si nécessaire. Une bonne communication et une bonne collaboration entre les équipes sont essentielles pour une mise en œuvre réussie.

   L’équipe doit regrouper différentes disciplines et expertises, telles que la gestion de projets, l’analyse de données, l’optimisation des processus et la gestion du changement. Une structure de gouvernance efficace est cruciale pour la réussite de la mise en œuvre. Cela signifie qu’il faut définir clairement les rôles et responsabilités, et organiser des réunions et établir des rapports sur une base régulière, afin de pouvoir suivre les progrès et résoudre rapidement les problèmes qui pourraient se présenter.

5. La mise en œuvre

   La phase de la mise en œuvre se compose elle-même de plusieurs étapes qui doivent être franchies consciencieusement. La première est celle de la configuration du SIRH sur la base des besoins et processus spécifiques de votre organisation. 

   La deuxième, c’est celle de la migration des données des systèmes existants vers le nouveau SIRH. Cette étape peut être complexe, voilà pourquoi il est important de garantir la précision et l’intégrité des données. Après l’étape de la migration, il y a celle des tests approfondis. Le système est testé de manière rigoureuse afin de vérifier que tout fonctionne correctement et répond aux exigences spécifiées.

6. La formation et l’augmentation de l’adoption

   Le succès d’un SIRH dépend de la mesure dans laquelle les utilisateurs acceptent le système et sont capables de l’utiliser de manière efficace. Voilà pourquoi il est important d’investir suffisamment de temps et de ressources dans la formation et l’adoption des utilisateurs. Cela comporte l’organisation de formations pour les collaborateurs RH, les managers et les autres utilisateurs. Il peut également être intéressant d’élaborer des manuels et du matériel d’assistance pour aider les utilisateurs à apprendre à utiliser le système. Avec l’accompagnement et le soutien adéquats pendant cette étape, la transition se fera tout en douceur et l’acception des utilisateurs sera meilleure.

7. L’hypercare et la maintenance

   La mise en œuvre est suivie d’une période d’hypercare, caractérisée par un soutien et une attention supplémentaires visant à résoudre rapidement les problèmes qui pourraient se présenter et à répondre aux questions des utilisateurs. Cette étape permet de garantir la continuité des processus RH et le fonctionnement optimal du système. Durant cette phase, recueillez le feedback des utilisateurs afin d’identifier les opportunités d’amélioration et de les mettre en œuvre.

   Après la période d’hypercare, le système passe à une phase de maintenance régulière. Celle-ci nécessite d’établir un plan pour garantir une maintenance, une mise à jour et une assistance régulières. Le SIRH restera ainsi à jour et continuera à répondre aux besoins changeants de votre organisation.

Résultat ? Votre département RH en pole position

Un SIRH est bien plus qu’un simple outil ; il s’agit d’un investissement stratégique qui permettra à votre département RH de se retrouver en pole position. En automatisant les tâches de routine, en centralisant les données et en optimisant les processus RH, les entreprises peuvent être plus performantes et plus compétitives sur le marché. Par ailleurs, il peut valoir la peine de réaliser cet investissement de manière structurée, en comprenant bien et en respectant toutes les étapes intermédiaires prévues. Un SIRH correctement mis en œuvre est une garantie de transparence, d’efficacité et d’un sentiment de contrôle accru chez les travailleurs, ce qui augmente leur satisfaction. Un SIRH est donc une solution win-win pour l’employeur et le travailleur. 

Chez Partena Professional, nous comprenons les enjeux et les besoins des départements RH dans cet environnement dynamique. Notre expertise consiste à accompagner les entreprises dans leur transformation vers une infrastructure SIRH optimisée.