Comment vous préparer au mieux à une visite de l’inspection sociale ? 3 conseils de Partena Professional

En tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que votre entreprise soit toujours en parfaite conformité avec la législation sociale. Il est primordial d’être en ordre car, tôt ou tard, l'inspection sociale frappera à votre porte pour effectuer un contrôle. Une inspection sociale imprévue peut s’avérer stressante si vous n’y êtes pas correctement préparé. Rien que l’année dernière, près de 10.000 entreprises ont été contrôlées et des problèmes ont été constatés dans 38 % des cas. De plus, les infractions sont de plus en plus lourdement sanctionnées et peuvent donner lieu à des amendes élevées. Si certaines visites de l’inspection peuvent être improvisées, d’autres sont déjà planifiées, retrouvez les contrôles éclairs prévus pour l’année ici. 

Heureusement, en suivant quelques conseils pratiques, vous pouvez vous préparer à une inspection et éviter d’éventuels problèmes.

1. Documentez et archivez scrupuleusement

L’une des premières étapes de la préparation d’une inspection sociale consiste à veiller à ce que votre documentation soit correcte et à jour. Lors d'une inspection sociale, l'inspecteur procédera certainement à un contrôle standard de certains documents de base. Il est conseillé de contacter votre secrétariat social : votre gestionnaire peut examiner votre dossier et identifier déjà d'éventuels problèmes. Les quatre documents suivants sont passés en revue par chaque inspecteur :

• Tous les contrats de travail et politiques, notamment la Car Policy : le fait d’établir des accords clairs dans une politique relative à l’usage de la voiture de société permet au travailleur et à l’employeur d’être informés des accords conclus et de faire appliquer ces accords l’un vis-à-vis de l’autre.
• Votre règlement de travail : un document obligatoire qui ne peut pas dater de plus de deux ans. Le fait de ne pas mettre à jour le règlement de travail est passible d’une amende administrative de 200 à 2.000 euros ou d’une amende pénale de 400 à 4.000 euros.
• Les horaires de tous vos collaborateurs : les horaires du personnel à temps partiel doivent aussi être complétés correctement. 
• Les comptes annuels individuels de chaque membre du personnel.

Nous vous conseillons de contrôler et d’actualiser régulièrement ces documents, ainsi que de les conserver soigneusement à un endroit accessible par les inspecteurs afin que ces derniers puissent facilement les consulter. Le site internet du Service d’information et de recherche sociale met à disposition des check-lists pour différents secteurs, tels que l’horeca ou la construction.

2. Procédez régulièrement à des audits internes

Un audit interne est une évaluation approfondie et systématique des processus et documents de votre entreprise visant à vérifier que tout est bien conforme à la législation sociale. Voici comment procéder : 

• Préparation : rassemblez toute la documentation pertinente, notamment les contrats de travail, l’administration des salaires, les règlements de travail et les horaires. Ces documents doivent être à jour et facilement accessibles.
• Vérification de la conformité : assurez-vous que tous les documents soient conformes à la législation et à la réglementation en vigueur. Autrement dit, procédez à une vérification du salaire minimal, des conditions de travail, du travail à temps partiel, du remboursement des frais et des avantages de toute nature.
• Analyse des processus : analysez les processus internes des ressources humaines et de l’administration des salaires. Vos processus pour le paiement des salaires, la déclaration des accidents de travail et le respect des horaires de travail doivent fonctionner correctement.
• Interview avec le personnel : réalisez des entretiens avec vos collaborateurs pour vérifier que les pratiques et processus couchés sur papier soient effectivement respectés dans la pratique.
• Identification des manquements : établissez une liste des éventuels manquements ou points d’attention, puis documentez-les soigneusement.
• Établissement d'un plan d'action : sur la base des manquements identifiés, établissez un plan d’action pour y remédier. Priorisez les actions sur la base de leur degré d’urgence et de leur impact.
• Mise en œuvre des améliorations : apportez les modifications nécessaires aux processus et documents pour vous conformer aux règles en vigueur. Veillez à communiquer clairement avec toutes les parties impliquées au sujet de ces adaptations.
• Suivi : prévoyez des suivis réguliers et de nouveaux audits pour vous assurer de la mise en œuvre et du respect effectifs des améliorations.

Réaliser un audit interne vous permet de détecter proactivement les manquements et de les corriger avant la visite éventuelle d’un inspecteur. Vous réduisez ainsi considérablement le risque de vous voir infliger une amende ou d’autres sanctions.

3. Veillez à communiquer de manière transparente avec vos collaborateurs

Il se peut que l'inspecteur pose des questions à vos collaborateurs pendant l'inspection. Vos collaborateurs doivent connaître leurs droits et devoirs au sein de l’entreprise. Il est important de communiquer ouvertement avec eux et de les encourager à exprimer leurs éventuelles préoccupations ou doléances. Avoir du personnel correctement informé et impliqué peut vous éviter de potentiels problèmes lors d’une inspection sociale.

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