N’oubliez pas de déclarer les bénéficiaires effectifs de votre société dans le registre UBO !

Le nouveau registre UBO, c’est quoi ?

Il s’agit en quelque sorte d’une grande base de données centralisée dans laquelle toutes les personnes physiques qui contrôlent en dernier ressort les sociétés sont enregistrées. Les personnes physiques visées sont communément appelées les « bénéficiaires effectifs » (« Ultimate Beneficial Owners » en anglais ou UBO). Ce nouveau registre UBO, qui sera géré par le SPF Finances, pourra être consulté par les autorités publiques (administration fiscale, notaires, huissiers…) mais aussi par n’importe quel citoyen lambda (accès payant). 

Clarification : qui sont les bénéficiaires effectifs ?

Les bénéficiaires effectifs sont toujours des personnes physiques. Il s’agit des personnes qui exercent une réelle « influence » (directe ou indirecte) au sein de votre société. Pour une plus grande transparence, ces bénéficiaires doivent désormais être clairement identifiés et déclarés dans le registre UBO. Voici comment la loi définit les bénéficiaires effectifs.

Dans une société

• Les personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, + de 25% des droits de vote ou + de 25% des actions ou du capital de la société.
• Les personnes physiques qui exercent le contrôle de cette société par d’autres moyens (par exemple un pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto). 
• Les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal (si aucune personne visée précédemment n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs).

Dans une a(i)sbl ou une fondation

• Les administrateurs ;
• Les personnes habilitées à représenter l’association ;
• Les personnes chargées de la gestion journalière ;
• Les fondateurs d’une fondation ;
• Les personnes physiques ou la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère ;
• Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’a(i)sbl ou la fondation.

Dans un trust ou entité juridique similaire

• Le constituant ; 
• Le ou les fiduciaires ou trustees ;
• Le protecteur ;
• Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la fiducie ou du trust n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l’intérêt principal de laquelle la fiducie ou le trust a été constitué ou opère ;
• Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d’autres moyens.

Qui doit communiquer ces informations dans le registre UBO ?

La Déclaration des UBO est une obligation légale et aucune dérogation n’est possible. C’est à un représentant légal ou à un mandataire de votre société (un gérant, un membre du conseil d’administration, votre comptable ou votre conseiller...) à qui incombe la responsabilité de déclarer les informations (communiquer les informations personnelles des UBO) dans le registre UBO. Cette déclaration doit être faite pour la première fois au plus tard ce 30 septembre 2019. Ensuite, les données introduites devront être confirmées chaque année et/ou lors de chaque modification (démission, cession de parts, …) dans le délai d’un mois à dater de la modification de bénéficiaires effectifs.

Comment faire pour déclarer les bénéficiaires effectifs dans le registre UBO ?

Une fois que vous avez identifié tous les bénéficiaires effectifs, il reste à les déclarer. Le représentant légal ou le mandataire responsable de cette déclaration doit se connecter sur la plateforme en ligne MyMinfin du SPF Finances. Il faut pour cela se munir d’un lecteur et d’une carte E-ID ou utiliser l’application « itsme » afin de remplir les informations des bénéficiaires effectifs exigées par l’Arrêté royal. Le représentant légal doit informer les bénéficiaires effectifs que leurs données personnelles sont enregistrées dans le registre UBO conformément aux dispositions légales.

Quelles sont les informations personnelles qui doivent être déclarées ?

Pour chacun des bénéficiaires effectifs de votre société, voici les informations personnelles qui doivent être déclarées dans le registre UBO :

• nom et prénom ;
• date de naissance ;
• nationalité ;
• pays de résidence et adresse de résidence complète ;
• numéro d’identification du Registre national ou de la Banque-carrefour de la sécurité sociale ;
• date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif ;
• catégorie(s) d’UBO dont il relève et s’il remplit les conditions de manière isolée ou regroupée, de manière directe ou indirecte (si de manière indirecte, préciser le nombre d’intermédiaires et leurs coordonnées complètes) ;
• % de l’intérêt effectif (en capital ou droit de vote), indirect s’il existe des structures intermédiaires ;
• nature et ampleur de la participation (la valeur des participations ne doit toutefois pas être renseignée).

Last but not least, il faudra dans certain cas fournir des pièces justificatives. Pour certaines sociétés, ce processus sera assez simple mais pour d’autres, ce sera beaucoup plus complexe. Dans ce cas, n’hésitez pas à demander une assistance juridique. Partena Professional peut vous y aider.  

En résumé, les 5 étapes pour vous préparer à cette première

• Étape 1 : identifiez vos bénéficiaires effectifs et l’étendue de leur intérêt effectif ;
• Étape 2 : rassemblez et communiquez les informations obligatoires demandées avec les pièces justificatives ;
• Étape 3 : désignez un représentant légal ou un mandataire qui sera responsable de cette tâche ;
• Étape 4 : faites la déclaration dans le délai imposé (30/09/2019) pour éviter les amendes ;
• Étape 5 : n’oubliez pas les mises à jour de la déclaration au registre UBO (chaque année minimum et lors de chaque changement impactant les UBO).

Le registre UBO, imposé par l’Europe, garantit une meilleure transparence fiscale

La création du registre UBO est motivée dans le but de prévenir l’utilisation de structures juridiques pour blanchir des capitaux et financer le terrorisme. Ce registre permettra aussi l’échange d’informations à des fins fiscales entre les pays membres de l’Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE). Il est également un instrument indispensable dans le cadre du nouveau Code des sociétés en vigueur depuis le 1er mai 2019. Il est donc capital !